Det hybride arbejdsmiljø stiller nye krav til ledelsen

Ledelsen har fået en ny opgave. Rammerne for samarbejde, relationer og resultatskabelse i organisationer har ændret sig siden corona. Mange medarbejdere er ikke længere på kontoret hver dag, og en stor del af de hjemmearbejdspladser, der blev etableret som en nødvendighed, er kommet for at blive. Ændringerne har skabt en lang række positive resultater, men de nye og fleksible arbejdsvilkår har også givet anledning til nye overvejelser.

Ledelse af hybride arbejdsmiljøer var temaet på det seneste møde i Netværk om strategisk sundhed og trivsel, som faciliteres af WTW. Her holdt ledelseskonsulent Hanne V. Moltke fra New Stories oplæg om de emner og indsatsområder, som det er vigtigt, at ledere af hybride arbejdspladser tager stilling til.

»Det skaber trivsel og arbejdsglæde, når man får noget fra hånden og lykkedes med sine opgaver. Så det er en stor fordel, at man som medarbejder på den hybride arbejdsplads kan få lov at arbejde sådan, som man arbejder bedst. Men vi er også et sted, hvor vi skal være opmærksomme på, hvad ændringerne betyder i forhold til virksomhedens behov i et overordnet perspektiv. Når vi vurderer effekten af de ændringer, der er sket med udbredelsen af hjemmearbejdspladser, så skal vi huske, at der er stor forskel på fysisk distance, mental distance og relationel distance,« siger Hanne V. Moltke.

Hun mener, at medarbejdernes fleksible arbejdsvilkår har skabt en ny udfordring for virksomhedsledelser, der nu skal forsøge at undgå, at de fleksible vilkår får en negativ påvirkning på kvaliteten og relationerne i virksomheden.

»I en virksomhed er man som medarbejder en forudsætning for, at andre kan lykkes. Derfor er arbejdsfællesskabet og de forhold, der understøtter relationerne, meget vigtige. Det skal ikke kun være den enkelte medarbejders kalender, der bestemmer arbejdsformen. Det kan give god mening at give medarbejderne fleksibilitet, men det skal være med fokus på opgaven for at bevare kvaliteten, samarbejdet og innovationen i virksomheden,« siger hun.

Hanne V. Moltke nævner afholdelse af møder som et af de områder, hvor der er behov for ledelsesfokus, så organisationen ved, hvordan de vælger den rette mødeform. Ifølge hende er det ikke alle møder, der egner til at blive holdt virtuelt, og der kan være forskellige behov forskellige steder i organisationen. Derfor skal det også her være opgaven og mødeindholdet, der skal definere mødeformen.

Fleksibilitet og fastholdelse af kultur

Wellbeing Specialist Camilla Dahl Jensen fra Novozymes er medlem af Netværk om strategisk sundhed og trivsel, og hun mener, at nedlukningen var et bevis på, at fleksibiliteten fungerer.

»Hjemmearbejdet under corona var en trykprøve, som både virksomhed og medarbejdere bestod med bravur. Medarbejderne oplevede rigtig stor tillid på tværs af organisationen, og det blev honoreret med arbejdsglæde og produktivitet,« siger Camilla Dahl Jensen.

Hun fortæller, at Novozymes undervejs har været opmærksomme på og gjort sig overvejelser om, hvordan hjemmearbejdet potentielt kan påvirke virksomhedskulturen.

»Vi har lige nu fokus på at holde fast i kulturen og bevare de uformelle touch points. Der sker noget særligt, når vi er sammen på kontoret, og derfor har vi efter corona indført en ny Flexibility Policy, hvor der er fokus på Office First. Som arbejdsplads ønsker vi at tilbyde fleksibilitet, samtidig med at vi afstemmer, hvornår det forventes, at folk er til stede. Det handler om, at kulturen bliver bevaret – både for de medarbejdere, der allerede er her, men også for de nye, der kommer til,« siger hun.

Udvikling og fordybelse

HR-direktør Thomas Thorsøe fra Kemp & Lauritzen er også en del af netværket, og han mener også, at det er vigtigt at finde den rette balance i fleksibiliteten.

»Vi skaber udvikling, når vi er fysisk sammen, og virksomheden har behov for, at der er et fællesskab. Så det skal der skabes nogle strukturer for. Men samtidig skal medarbejderne have en vis grad af selvbestemmelse og mulighed for at arbejde hjemme, hvor der kan opnås ro og fordybelse. Det mener jeg, skaber balance, ro og glæde for medarbejderne,« siger Thomas Thorsøe, der mener, at det er helt afgørende, at der er en gensidig tillid mellem ledere og medarbejdere.

»Personligt tror jeg, at vi som ledelse skal udvise tillid, når medarbejderne arbejder hjemmefra. Vi skal sætte dem fri til selv at planlægge og styre deres dag. Man skal passe på med at plastre kalenderen for meget til med back-to-back Microsoft-teamsmøder og holde øje med medarbejderens aktivitetsniveau. En fornuftig tilgang til hjemmearbejde kan skabe balance i arbejds- og privatlivet og bruges til at opnå ro og fordybelse. Men der er risiko for at smadre trivslen og den gode balance, hvis medarbejderen render rundt med en form for dårlig samvittighed over ikke at være på kontoret og derfor ser sig tvunget til at fylde hjemmearbejdsdagene op med teamsmøder,« siger Thomas Thorsøe.

Fleksibilitet og fællesskab

Hanne V. Moltke mener også, at det er nødvendigt at skabe rammer for balanceret fleksibilitet med respekt for de fællesskabende ting.

»Relationerne og den følelsesmæssige tillid har sværere kår, hvis der er kollegaer, vi kun møder virtuelt. Virtuelle møder kan godt understøtte fællesskabet, men det kræver, at man som leder er opmærksom på, at alle er med og kommer til orde. Mødeledelse virtuelt kræver en anden kategori af kompetencer end fysiske møder. Og så kan man ikke blive sidemandsoplært hjemmefra, og det skal man også tænke ind i den balancerede fleksibilitet,« siger hun.

Hanne V. Moltke, Camilla Dahl Jensen og Thomas Thorsøe er enige om, at onboarding af nye kollegaer er et vigtigt fokusområde, når der skal tages beslutninger om organisationers fleksible vilkår.

Hanne V. Moltke opfordrer virksomhedsledelser til ikke at overlade principperne og rammerne for det fleksible arbejde til HR alene. Og hun opfordrer ledere af virksomheder med hybride arbejdsmiljøer til at understøtte medarbejdernes trivsel, fokus på opgaven og sammenhængskraften i organisationen. Ledelsen kan ifølge hende for eksempel starte med at søge svar på spørgsmål som:

• Kan de opgaver, vi skal løse, løses bedre ved at blive gentænkt i mere hybride rammer?
• Hvordan sikrer vi en oplevelse af tilhørsforhold og velfungerende arbejdsfællesskaber, når vi øger fleksibiliteten?
• Hvordan sikrer vi nærværende og helhedsorienteret ledelse, når flere arbejder hjemmefra?

WTW’s afdeling Corporate Health & Wellbeing tilbyder specialiseret rådgivning inden for sundhed, trivsel og forebyggelse. I maj 2022 blev Netværk om strategisk sundhed og trivsel etableret for at skabe et rum, hvor kunder i WTW i fortrolighed kan inspirere og sparre med hinanden. Netværket har medlemmer fra 25 forskellige virksomheder og består af to grupper – øst og vest for Storebælt.
---
Hanne V. Moltke er partner i konsulentvirksomheden New Stories. Sammen med virksomhedens to øvrige partnere har hun i 2022 udgivet bogen ’Hybrid ledelse – samarbejde på tværs af tid og sted’.