Die Unternehmen interessieren sich immer früher für die erwartete Vermögens-, Finanz- und Ertragslage am Ende des Wirtschaftsjahres. Die Zeit während des Jahresabschlusses wird somit immer knapper. Gleichzeitig nehmen die Anforderungen an Qualität und Genauigkeit zu. Das letzte Jahr hat zudem gezeigt, dass digitale Prozesse immer mehr an Bedeutung gewinnen und Papierakten die beteiligten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in HR und Accounting gleichermaßen vor große Herausforderungen stellen können.
Bis vor einigen Jahren wurden versicherungsmathematische Gutachten üblicherweise in Papierform zur Verfügung gestellt. Vertrauliche Personaldaten waren darin in Listen enthalten oder sie wurden in Form einer CD per Post übermittelt. Die interne Verteilung der Gutachten und die Verarbeitung der Ergebnisse ist dadurch zeitaufwändig und fehleranfällig.
Gutachten im PDF-Format sind zwischenzeitlich weitestgehend Standard. Buchungsergebnisse werden zudem häufig zur einfacheren Verarbeitbarkeit im Excel-Format geliefert. Dennoch werden diese Formate häufig von den Ansprechpartnern bei den Unternehmen manuell in ihre eigenen Buchungsvorlagen transformiert. Eine Digitalisierung des Reportings erspart diesen Aufwand. Mit unternehmensindividuell gestalteten Ergebnisübersichten haben Sie alle buchungsrelevanten Informationen in Ihrem Format auf einen Blick – eine manuelle Zusammenstellung der buchungsrelevanten Größen entfällt. Dies bringt im Jahresabschluss eine deutliche Zeitersparnis und erhöht die Qualität Buchungen spürbar. Zudem können weitere Reports vom Aktuar automatisiert zur Verfügung gestellt werden. Hierunter gehören zum Beispiel aktuarielle Anhangsangaben, die bislang häufig von den Finanzbereichen händisch aus mehreren Datenquellen zusammengestellt werden. Notwendig ist dafür üblicherweise nur eine um Auswertungskennzeichen ergänzte Personendatenmeldung an den Aktuar zusammen mit der Stichtagsmeldung.
Die Nachweis- und Dokumentationspflichten seitens externer Prüfer nehmen stetig zu. Dies belegt auch eine Willis Towers Watson-Studie zum auditfähigen Gutachtenprozess. Fast die Hälfte der Teilnehmer wünschen sich automatisierte Abweichungsanalysen zu Vorjahresschätzwerten. Eine Dokumentation der Prämissen und Bewertungsverfahren ist bei knapp 50% der Teilnehmer bereits fest verankert. Auch diese Aspekte können digitalisiert werden. Automatisierte Berichte und Dokumentationen über Datenflüsse zwischen Unternehmen und Aktuar sind nur ein Beispiel unter vielen.
würde Ihnen helfen, um die Nachweis- und Dokumentationspflichten im Jahresabschlussprozess zu erfüllen?(Mehrfachantworten waren möglich)
Ein digitales Aktuariat kann vielen Bereichen einen positiven Beitrag leisten, auch bei der Analyse und Planung der Pensionsverpflichtungen für die Risikosteuerung. Diese gewinnen zur Steuerung der Risiken immer mehr an Bedeutung. Mehr als die Hälfte der oben genannten und von Willis Towers Watson durchgeführten Studie zum auditfähigen Gutachtenprozess führt bereits 5-Jahres-Prognosen durchgeführt.
Verlustanalyse der Abweichungen von der Planung zu den Stichtagsergebnissen. Damit besteht für Unternehmen mehr Transparenz, welche Annahmen nicht wie erwartet eingetreten sind. Hierunter fallen die Entwicklung der Zinsen ebenso wie biometrische Effekte oder die Entwicklung von Gehalts- und Rententrends. Eine übersichtliche und detaillierte Abweichungsanalyse verkürzt zudem den Abstimmungsprozess mit dem Wirtschaftsprüfer erheblich.
Die im Rahmen der beschriebenen Gewinn- und Verlustanalyse identifizierten Risiken, wie z. B. Zins- oder Langlebigkeitsrisiken können mittels Szenarioberechnungen quantifiziert und somit bei der Kurz-, Mittel- oder Langfristplanung berücksichtigt werden. Ein modernes Bewertungssystem kann die hierfür erforderlichen Berechnungen effizient, schnell und kostengünstig durchführen.
Kurz zusammengefasst: Es lohnt sich mit Ihrem Aktuar einen „Effizienzgipfel“ durchzuführen und über die Möglichkeiten zur Digitalisierung des Jahresabschlusses zu sprechen. Eine Digitalisierung des Jahresabschlusses hilft nicht nur, dem wachsenden Zeitdruck zu begegnen. Sie bietet eine erhebliche Arbeits- und Abstimmungserleichterung und begeistert nicht zuletzt durch effizientere und kostengünstigere Möglichkeiten der Risikosteuerung. Sprechen Sie mit Ihrem Aktuar!
