Rund um die betriebliche Altersversorgung müssen Unternehmen immer mehr Daten zu zahlreichen komplexen und dynamischen Themen managen und für das interne und externe Reporting verfügbar machen. Dazu braucht es eine vielfältige fachliche Expertise, schlanke Prozesse und leistungsstarke IT-Systeme.
Doch Mitarbeitende mit dem nötigen Expertenwissen zu gewinnen, zu halten und weiterzubilden ist aufwändig und kostspielig. Die Prozesse sind oft über die Jahre gewachsen und die erforderlichen IT-Lösungen werden zunehmend anspruchsvoller und teurer. Für HR und für Finance ergeben sich daraus markante Risiken.
Dennoch setzen Unternehmen in der Regel auf ein Business as usual – bis ein Impuls sie dazu bewegt, über ein Outsourcing des bAV-Managements nachzudenken. Typische Beispiele:
Von stets neuen regulatorischen und juristischen Fragen ist jedes Unternehmen betroffen, und wohl die meisten werden mindestens einen weiteren der genannten Impulse früher oder später spüren und das Thema Outsorcing des bAV-Managements auf die Agenda setzen. Dazu bietet sich ein breites Spektrum an Services an. In der Praxis geht es meist um HR-Themen wie die bAV-Administration, die Mitarbeiterkommunikation oder die Rentenabrechnung, um Finance- bzw. Treasury-Themen wie die Kapitalanlage, das Funding oder die internationale Konsolidierung der Benefits sowie um weitere Themen wie die unternehmensweite Pension Governance.
Der Outsourcing-Grad kann dabei sehr unterschiedlich sein; er hängt etwa davon ab, welches Know-how und welche personellen Ressourcen intern vorgehalten werden können, welche technischen Möglichkeiten, auch perspektivisch, gegeben sind und wie gut das bAV-Management auf eine wachsende Belegschaft zum Beispiel im Zuge von Expansionsstrategien reagieren kann.
Von einer punktuellen Auslagerung bis zu einem Full Service ist hier alles denkbar. Davon ausgenommen sind in der Regel lediglich zeitintensive hochindividuelle Services, die von einem Dienstleister nicht effizient durchgeführt werden können. Wer sich auch davon entlasten will, sollte auf mehr Standardisierung setzen. Und es kommt darauf an, die jeweiligen Services und Prozesse zu optimieren, bevor sie aus-gelagert werden; auch dabei kann ein Outsourcing-Partner helfen.
Letzten Endes muss jedes Unternehmen eine Outsourcing-Lösung finden, die zu ihm passt. Mit unseren Kunden gehen wir deshalb sehr unterschiedliche Wege. Dazu zwei Beispiele:
Die Essity GmbH, ein führendes Hygiene- und Gesundheitsunternehmen mit etwa 4.000 aktiven Mitarbeitenden und rund 2.500 Betriebsrentnern in Deutschland, ist auch durch mehrere M&A-Transaktionen gewachsen; die entsprechend komplexe Datenstruktur der bAV konnte mit der Systemlösung des HR-Bereichs nicht mehr angemessen gemanagt werden. Dann ging auch noch die zuständige Expertin von Bord. Nach einer intensiven Diskussion hat sich Essity deshalb dafür entschieden, zum Beispiel die Administration der Versorgungszusagen an WTW auszulagern.
“Jedes Unternehmen muss mit einem individuellen Ansatz seinen spezifischen Voraussetzungen entsprechen. Damit eine Outsourcing-Lösung intern akzeptiert wird, sollten zuvor alle relevanten Optionen geprüft und bewertet werden.”
Nora Feicht | Pension Manager Deutschland, Essity GmbH
Der Siemens Energy AG stellte sich nach der Abspaltung von der Siemens AG die Frage, ob die bisherigen komplexen Systeme zur Konsolidierung der Pensionsverpflichtungen übernommen werden sollten. Das Unternehmen wollte jedoch einen neuen Weg gehen, um schlanker und schneller sein zu können. Die Systeme wurden entsprechend angepasst. Zudem hat das Unternehmen ausgewählte Leistungen an WTW übertragen, um Belastungsspitzen auszugleichen, etwa im Rahmen des Jahresabschlusses.
“Outsourcing ist ein Trend, jedoch keine Universallösung. Vor dem Outsourcing sollten die internen Prozesse inventarisiert und standardisiert werden. Zudem ist es vor allem für größere Unternehmen wichtig, Know-how zu behalten, damit zumindest ein Grundverständnis dessen bleibt, was outgesourct wird.”
Benedikt Sipple | Treasury & Corporate Finance Pension, Siemens Energy AG
Die Vorteile eines Outsourcings von bAV-Management-Services liegen auf der Hand:
Zudem bietet ein Outsourcing Unternehmen die Chancen, die jeweiligen Prozesse schneller, effizienter und qualitativ besser zu gestalten und ihr bAV-Management agil an neue Rahmenbedingungen anzupassen. Insgesamt leistet ein gezieltes Outsourcing einen wichtigen Beitrag für ein erfolgreiches HR- und Finanzmanagement. Unternehmen sollten darüber nachdenken, bevor sie ein Impuls dazu zwingt.
