Willis (Malaysia) SDN BHD Privacy Notice for clients

1. What is the purpose of this Privacy Notice, and does it apply to me?

1.1 This Privacy Notice serves as an information for clients and/or prospective clients of Willis (Malaysia) Sdn Bhd (“Willis”) on the collection, processing and protection of Your personal data in accordance to the requirements of the Personal Data Protection Act 2010 (PDPA 2010).

1.2 Throughout this Privacy Notice, references to “You” or “Your” shall mean the clients or prospective clients of Willis, whereas “Our” and “We” shall refer to Willis.

1.3 By interacting with Willis, submitting information to Willis, enrolling or signing up for any products or services offered by Willis, You are providing personal information to the Company. This Privacy Notice describes how Willis handles personal information about You, which Willis collects in connection with insurance broking services that Willis provides (typically insurance-related, consultancy and solutions for employee benefits and/or risk). It also explains certain legal rights You have in connection with Your personal information, which is handled by Willis. This Privacy Notice may be revised from time to time to reflect changes in law or changes in Willis’s business operation.

1.4 Please note that this Privacy Notice does not apply to You if You are:

1.4.1 an employee, contractor, or any other type of worker engaged by Willis.

1.4.2 a visitor to any website which is maintained by the Willis Towers Watson Group (including the Willis Towers Watson Group's main website and the online tools accessible from there), in which case the collection of any personal information about You will be subject to the separate website privacy notice for the relevant website. Unless specifically stated otherwise, the website privacy notice applicable to all website maintained by the Willis Towers Watson Group can be found at Global Website Privacy Notice.

2. Who is responsible for the handling of my Personal Information?

2.1. Unless indicated otherwise, and generally speaking, where Willis handles Your personal information in connection with broking of insurance, (re)insurance, employee benefits, and other like services, the responsible Company is:

Willis (Malaysia) Sdn. Bhd.
Co. No. 197601000123 (026067-X)
Level 26, Menara Dion #26-04, 27 Jalan Sultan Ismail
50250 Kuala Lumpur

3. What Personal Information about me does Willis collect?

3.1 Personal information collected by Willis will vary depending on various factors, including Your personal circumstances, the nature of Your relationship with Willis (or Willis's client/prospective client), and the relevant services provided by Willis, but may include any combination of the following:

3.1.1 Your contact details such as name, postal address, email address, and telephone number;

3.1.2 Your gender, date/place of birth, marital status, dependents, nationality, country of residence, occupation, hobbies, habits, and other similar demographic information;

3.1.3 Your unique identifiers such as bank account number, credit card number, NRIC number, passport number, and driver's license number;

3.1.4 Information about Your physical and mental health, including Your medical history, description of illness or injury suffered, and any specific treatment received;

3.1.5 Information about You, which Willis is obliged to check for legal or regulatory reasons, such as information relating to Your identity, any directorship of companies You keep, any breaches or alleged breaches of the law both civil and/or criminal that You may have had;

3.1.6 Other information about You, which Willis handles in connection with the services Willis provides to You or a client of Willis, such as Your personal circumstances that need to be described in arranging any (re)insurance for You or a client of Willis, details of incidents giving rise to any (re)insurance claim in which You are involved, and facts and circumstances involving You in respect of which Willis is asked to advise a client; and

3.1.7 Other information about You which Willis collects as part of its day-to-day business operation, such as information about Your visit to Willis’s office, Your attendance at meetings and events hosted by Willis, and Your correspondence with Willis's brokers, advisors and consultants.

3.2 Other information that may also include sensitive information such as Your racial/ethnic origin, religious/philosophical/political views or affiliations, trade association, criminal record if any, sex orientation and health.

4. Why does Willis collect my Personal Information?

4.1 Willis collects and uses Your personal information primarily for the following purposes:

4.1.1 to provide services, which You personally request (e.g. where You request Willis to arrange personal insurance for Your domestic purpose or commercial insurance for Your own business purpose);

4.1.2 to provide services, which You did not personally request but is nevertheless arranged for Your benefit (e.g. where Your employer asks Willis to arrange health plan, or other forms of employee benefits, or where a client of Willis asks Willis to arrange any (re)insurance, which might directly or indirectly benefit You, or where Your employer asks Willis to provide certain types of consultancy and solutions relating to employee benefits and/or risk);

4.1.3 to provide services, which You did not personally request but were requested by Willis 's client and requires Willis to interact, directly or indirectly, with You (e.g. where You bring a claim against Our client, and We are required to handle the claim under the relevant (re)insurance policy);

4.1.4 to enable underwriters, actuaries, (re)insurers, other brokers, claims handlers, surveyors, loss adjustors/assessors, accident investigators, specialist risks advisors, pension providers, banks and other lenders (including premium finance providers), health professionals, lawyers, accountants, auditors, consultants, and other like third party professional advisors and service providers to provide their services (to the extent their involvement is inherent in or necessary in connection with the services provided by Willis);

4.1.5 to enable affiliates of the Willis Towers Watson Group and non-affiliated third party services providers (e.g. IT services providers, administrative support service providers, etc.) to provide services that directly or indirectly support Willis's business operation and the services provided by Willis;

4.1.6 to comply with legal or regulatory requirements imposed on Willis or a client of Willis (including the requirement to conduct ”Know-Your-Client” checks, anti-money laundering/sanctions screening, and other like due diligence checks);

4.1.7 to improve or develop the products and services Willis provides to Willis's clients in general (e.g. improving internal business processes, providing analysis on trends in the (re)insurance market or employee benefits market, benchmarking (re)insurance products); and

4.1.8 to contact You and generally maintain the relationship between You and Willis in connection with the services provided by Willis and other opportunities which might be of interest or benefit to You.

4.2 In relation to Section 4.1.7 above, Willis may use Your personal information to create and analyse statistical data that might be shared with third parties. However, such analysis will be conducted solely on an aggregated and anonymous basis and under no circumstance You could be identified in such analysis.

4.3 In relation to Section 4.1.8, Your personal information will be used for relationship maintenance/marketing purpose only if You are Yourself a client of Willis or if You are the business contact at Willis's client. Willis does not engage in direct marketing that targets consumers in general. However, depending on Your relationship with Willis, You might receive marketing communication from Willis. Where in this case, Willis will always respect Your marketing preference and comply to any applicable law that specifically regulates the use of personal information for direct marketing purpose.

4.4 Please note that Willis will never use Your personal information for any purpose not described above without Your prior consent (or the prior consent of the relevant client of Willis, where applicable).

5. How does Willis obtain and retain my Personal Information?

5.1 Personal information handled by Willis is typically provided by a client of Willis. However, depending on the circumstances, Willis might collect personal information from other third parties who are relevant to the services Willis provides, and Willis might also collect personal information directly from You.

5.1.1 Where Willis is required to handle Your personal information, Willis generally obtains Your personal information indirectly from a client of Willis (typically a company, partnership, public authority, or other like body corporate) which receives services that affect You.

5.1.2 Occasionally, it will be necessary for Willis to obtain Your personal information directly from You.

5.1.3 Depending on the circumstances, Willis may also obtain Your personal information from other sources such as:

• Publicly accessible registers and databases, credit reference agencies, providers of identity verification services, providers of insurance claims validation services, operators of insurance fraud and other business risk screening databases, and other like providers of due diligence services; and
• Others as described in Section 4.1.4



5.2 Willis may retain Your personal information for such time as deemed to be necessary for the purpose of fulfilling any operational, audit, investigation, legal, regulatory, tax or accounting requirements, including but not limited to any potential litigation, and future placement and claims assessment purposes.

6. Do I have to give my Personal Information to Willis or allow Willis to handle my Personal Information?

6.1 The personal information that You have provided to Willis is necessary. If You do not provide Willis with such information or do not consent Willis handling Your personal information, it might prevent Willis from performing its services, and this might in turn, depending on Your circumstances, adversely affect You (e.g, through delays in or inability to provide placement of (re)insurance or assessment/payment of (re)insurance claims).

6.2 Additionally, where there is a relevant legal exemption that applies to the way in which Willis collects and processes Your personal information, Willis reserves the right to rely on such legal exemption to collect and process Your personal information regardless of Your wishes but only if and to the extent it is necessary to do so for one or more of the purposes described in Section 4 above.

7. Does Willis share my Personal Information with third parties?

7.1 Willis may disclose and/or share Your personal information with third parties only if and to the extent it is necessary and appropriate for one or more of the purposes set out in Section 4 above. Specifically, Willis may share Your personal information with the following types of third parties:

7.1.1 as per those listed in Section 4.1.4;

7.1.2 clients of Willis who receive services which is arranged for Your benefit, or otherwise requires Willis to interact, directly or indirectly, with You;

7.1.3 affiliates of the Willis Towers Watson Group and non-affiliated third party services providers (e.g. IT services providers, administrative support service providers, etc.) that provide services that directly or indirectly support Willis's business operation and the services provided by Willis;

7.1.4 credit reference agencies, providers of identity verification services, providers of insurance claims validation services, operators of insurance fraud and other business risk screening databases, and other like providers of due diligence services (to the extent necessary to comply with legal or regulatory requirements imposed on Willis or a client of Willis); and

7.1.5 regulators, police, courts/tribunals, and other like public authorities who have jurisdiction over Willis (to the extent necessary to comply with any legal or regulatory requirements imposed on Willis or a client of Willis).

7.2 Willis may also share Your personal information in connection with the planning, due diligence and implementation of commercial transactions, including a reorganization, merger, sale of all or a portion of Our assets, a joint venture, assignment, transfer, or other disposition of all or any portion of Our business, assets, or stock (including in connection with any bankruptcy or similar proceedings) – in such cases, Your personal information will be transferred to the acquiring entity.

7.3 In all other cases, Willis will not share Your personal information with other third parties without Your prior consent (or the prior consent of the relevant client of Willis, where applicable) unless Willis has a legal ground on which to do so (e.g. where any applicable law requires Willis to do so, or where Willis is compelled to do so by a Court Order).

8. Does Willis transfer my Personal Information overseas?

8.1 Due to the international nature of Willis's business operation and the (re)insurance market in which Willis operates, Your personal information may be shared with third parties that are located outside of Malaysia or in countries that do not have laws that protect personal information in the same way laws Malaysia do.

8.2 Your personal information may be transferred across international borders by Willis to affiliates of the Willis Towers Watson Group and non-affiliated third parties described in Section 7.1.3 above, who could be located anywhere in the world. As a minimum, such third party recipients based overseas will include other Willis Towers Watson Group companies that are based in the UK, USA, Philippines and India.

8.3 Whenever Willis transfers Your personal information across international borders, Willis will take all appropriate steps that are within Willis's control to take to ensure that such transfer complies with the applicable legal requirements.

9. Does Willis has security measures in place to protect my Personal Information?

9.1 Willis takes the privacy and confidentiality of Your personal information very seriously. Your personal information will be protected in accordance with the strict information security standards that apply across the Willis Towers Watson Group, including Willis in Malaysia.

9.2 In the unlikely and unfortunate event Your personal information under Willis's control becomes compromised due to any information security breach (e.g. unauthorised access, loss, or disclosure/alteration, including where this is caused by contractors), Willis will act promptly to identify the cause of such information security breach, and remediate and mitigate the consequences of such information security breach. Where appropriate, Willis will also notify You (and/or the relevant client of Willis, where applicable) in accordance with any applicable law which requires Willis to notify You about such incidents.

10. Access rights regarding my Personal Information and who can I contact about my Personal Information?

10.1 If You wish to exercise Your legal right to access/correct Your personal information, or if You have any query or complaint regarding the handling of Your personal information by Willis, please contact Willis in the first place, Under the Malaysia’s Personal Data Protection Act 2010, You have the legal right to access Your personal information held by Willis and to ask Willis to correct or delete Your personal information (e.g. where it is inaccurate or out-of-date). If You would like to exercise this right, or if You have any query or complaint regarding the way in which Your personal information is handled by Willis, please contact:

Data Privacy Officer
c/o Willis (Malaysia) Sdn. Bhd.
Level 26, Menara Dion #26-04, 27Jalan Sultan Ismail,
50250 Kuala Lumpur
Tel: +603-8681 0000
Email: Willis Malaysia Data Privacy Officer

10.2 You can also write to the Willis Towers Watson Global Privacy Office at privacy willis towers watson.

10.3 Please note that Your right to access and correct/delete Your personal information could be subject to certain legal exemptions, and where any legal exemption applies, Willis might not be able to comply with Your request to access or correct/delete Your personal information.

10.4 Willis will endeavour to respond satisfactorily to Your request to access or correct/delete Your personal information, or any question, concern, or complaint regarding Your personal information You raise with Willis. However, if You are dissatisfied with Willis’ response and wish to make a formal complaint about the way in which Willis has handled Your personal information (or if You wish to learn more about Your rights under Malaysia's Personal Data Protection Act 2010), You can contact:

Department of Personal Data Protection
Level 8, Galeria PJH, Jalan P4W
Persiaran Perdana, Precinct 4, Federal Government Administration Centre, 62100 W.P. Putrajaya, Malaysia
Tel : 03-8861 1101
Web Page : Pejabat Pesuruhjaya Perlindungan Data Peribadi

11. Will this Privacy Notice change in the future?

11.1 This Privacy Notice may be amended from time to time to reflect changes in law or changes in Willis's business operation, but where such revision becomes necessary in the future, Willis will notify You to the extent it is practicable for Willis to do so.

11.2 As a minimum, changes to this Privacy Notice will be publicised on Willis Towers Watson's website at (through a link to “Willis Malaysia Privacy Notice” that appears at the bottom frame of the landing page).

In the event of any inconsistencies between the English version and the Bahasa Malaysia version of the Privacy Notice, the English version shall prevail.

Willis (Malaysia) SDN BHD Notis Privasi untuk pelanggan

1. Apakah tujuan Notis Privasi ini dan adakah ia terpakai untuk saya?

1.1 Notis Privasi ini bertujuan memberi makluman kepada pelanggan dan/atau bakal pelanggan Willis (Malaysia) Sdn Bhd (“Willis”) berkenaan pengumpulan, pemprosesan dan perlindungan maklumat peribadi Anda selaras dengan peruntukan Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 (APDP 2010).

1.2 Di dalam keseluruhan Notis Privasi ini, “Anda” adalah merujuk kepada pelanggan atau bakal pelanggan Willis, manakala “Kami” merujuk kepada Willis.

1.3 Apabila berurusan dengan Willis, dengan mengemukakan maklumat kepada Willis, menyertai atau mendaftar untuk sebarang produk atau perkhidmatan yang ditawarkan Willis, Anda telah memberi maklumat peribadi kepada Syarikat. Notis Privasi ini menerangkan cara pengendalian maklumat peribadi Anda yang dikumpulkan oleh Willis berkenaan perkhidmatan broker insurans yang disediakan oleh Willis (termasuk insurans, perundingan, dan penyelesaian untuk faedah pekerja dan/atau risiko). Notis Privasi ini mungkin disemak dari masa ke semasa untuk mencerminkan perubahan undang-undang atau perubahan dalam operasi perniagaan Willis.

1.4 Sila ambil perhatian, Notis Privasi ini tidak terpakai untuk Anda jika Anda:

1.4.1 kakitangan, kontraktor atau pekerja lain yang diambil oleh Willis.

1.4.2 pelawat ke mana-mana laman web Kumpulan Willis Towers Watson, (termasuk laman web utama Kumpulan Willis Towers Watson dan aplikasi dalam talian yang berkaitan), akan tertakluk kepada notis privasi yang berasingan untuk setiap laman web apabila sebarang maklumat peribadi dikumpulkan. Melainkan, yang dinyatakan sebaliknya, notis privasi yang terpakai untuk semua laman web Kumpulan Willis Towers Watson boleh didapati di Notis Privasi Laman Web Global.

2. Siapa yang bertanggungjawab untuk mengendalikan Maklumat Peribadi saya?

2.1. Kecuali dinyatakan sebaliknya, secara umum, apabila Willis mengurus maklumat peribadi Anda berkaitan dengan perkhidmatan broker insurans, insurans semula, faedah pekerja, dan perkhidmatan yang sejenisnya, Syarikat yang bertanggungjawab adalah:

Willis (Malaysia) Sdn. Bhd..
No. Syarikat: 197601000123 (026067-X)
Aras 26, Menara Dion #26-04, 27 Jalan Sultan Ismail
50250 Kuala Lumpur

3. Apakah Maklumat Peribadi berkenaan saya yang dikumpulkan oleh Willis?

3.1 Maklumat peribadi yang dikumpul oleh Willis akan berbeza bergantung kepada beberapa faktor, termasuk keadaan peribadi Anda, hubungan Anda dengan Willis (atau pelanggan/bakal pelanggan Willis), dan perkhidmatan relevan yang disediakan oleh Willis, tetapi mungkin juga termasuk gabungan perkara-perkara berikut:

3.1.1 Butiran terperinci Anda seperti nama, alamat surat menyurat, alamat email dan nombor telefon;

3.1.2 Jantina Anda, tarikh/tempat lahir, status perkahwinan, tanggungan, kewarganegaraan, negara tempat tinggal, pekerjaan, hobi, tabiat dan maklumat demografi yang seumpamanya;

3.1.3 Pengecam unik Anda seperti nombor akaun bank, nombor kad kredit, nombor kad pengenalan, nombor passport dan nombor lesen memandu;

3.1.4 Maklumat tentang kesihatan fizikal dan mental Anda, termasuk sejarah perubatan Anda, perihal penyakit atau kecederaan yang dialami, dan sebarang rawatan khusus yang diterima;

3.1.5 Maklumat tentang Anda yang perlu diperiksa oleh Willis atas sebab undang-undang atau kawal selia, seperti maklumat berkenaan identiti Anda, jawatan pengarah syarikat yang Anda pegang, dan sebarang pelanggaran atau disyaki melanggar undang-undang merangkumi sivil dan/atau jenayah yang mungkin Anda hadapi.

3.1.6 Maklumat lain tentang Anda yang dikendalikan oleh Willis berkaitan dengan perkhidmatan yang diberikan kepada Anda atau pelanggan Willis, seperti keadaan peribadi Anda yang perlu dijelaskan dalam mengatur keperluan insurans atau insurans semula, butiran terperinci kejadian yang melibatkan tuntutan insurans yang Anda terlibat, dan fakta serta keadaan berkenaan Anda yang mana Willis diminta untuk memberi nasihat kepada pelanggan; dan

3.1.7 Maklumat lain tentang Anda yang dikumpul sebagai sebahagian daripada operasi harian Willis, seperti maklumat mengenai kunjungan Anda ke pejabat Willis, kehadiran Anda di mesyuarat dan acara yang dianjurkan oleh Willis, serta surat-menyurat Anda dengan broker, penasihat dan perunding Willis.

3.2 Maklumat lain yang mungkin juga merangkumi maklumat sensitif seperti kaum/asal-usul etnik Anda, pandangan terhadap agama/falsafah/politik atau keanggotaan, perkaitan dengan kesatuan sekerja/perdagangan, rekod jenayah jika ada, kecenderungan seksual dan kesihatan.

4. Kenapa Willis mengumpul Maklumat Peribadi saya?

4.1 Willis mengumpul dan menggunakan maklumat peribadi Anda untuk tujuan berikut:

4.1.1 untuk menyediakan perkhidmatan yang Anda minta secara peribadi, (contohnya, jika Anda meminta Willis mengatur insurans peribadi untuk kegunaan domestik Anda atau insurans komersial untuk tujuan perniagaan Anda);

4.1.2 untuk menyediakan perkhidmatan yang tidak Anda minta secara peribadi, walau bagaimanapun diatur untuk manfaat Anda (contohnya, apabila majikan Anda meminta Willis mengatur pelan kesihatan atau bentuk faedah pekerja lain, atau apabila pelanggan Willis meminta Willis mengatur pelan insurans semula yang mungkin memberi manfaat langsung atau tidak langsung kepada Anda, atau apabila majikan Anda meminta Willis menyediakan jenis perundingan dan penyelesaian tertentu berkaitan faedah pekerja dan/atau risiko;

4.1.3 untuk menyediakan perkhidmatan yang tidak Anda minta secara peribadi tetapi diminta oleh pelanggan Willis dan memerlukan Willis berinteraksi dengan Anda secara langsung atau tidak langsung (contohnya, apabila Anda membuat tuntutan terhadap pelanggan Kami, dan Kami perlu mengendalikan tuntutan tersebut mengikut polisi insurans/insurans semula yang berkaitan;

4.1.4 untuk membolehkan penjamin risiko, aktuaris, penanggung insurans/penanggung insurans semula, broker lain, pengendali tuntutan, penilai, penyiasat kemalangan, penasihat risiko khusus, penyedia pencen, bank dan pemberi pinjaman lain (termasuk penyedia pembiayaan premium), profesional kesihatan, peguam, akauntan, juruaudit, perunding, dan penasihat profesional serta penyedia perkhidmatan pihak ketiga lain untuk memberikan perkhidmatan mereka (di mana penglibatan mereka adalah sebahagian daripada atau diperlukan berkaitan dengan perkhidmatan yang diberikan oleh Willis);

4.1.5 untuk membolehkan ahli gabungan dalam Kumpulan Willis Towers Watson dan penyedia perkhidmatan pihak ketiga yang tidak mempunyai hubungan langsung (contohnya, penyedia perkhidmatan IT, penyedia perkhidmatan sokongan pentadbiran, dan lain-lain) memberikan perkhidmatan secara langsung atau tidak langsung bagi menyokong operasi perniagaan Willis dan perkhidmatan yang diberikan oleh Willis;

4.1.6 untuk mematuhi keperluan undang-undang atau kawal selia yang dikenakan ke atas Willis atau pelanggan Willis (termasuk keperluan untuk menjalankan pemeriksaan ”Kenali-Pelanggan-Anda”, saringan anti-pengubahan wang haram/sekatan, dan pemeriksaan ketelitian lain yang seumpamanya);

4.1.7 untuk meningkatkan atau membangunkan produk dan perkhidmatan yang disediakan oleh Willis kepada pelanggan secara umum (contohnya, meningkatkan proses perniagaan dalaman, menganalisis trend dalam pasaran insurans/insurans semula atau faedah pekerja, membandingkan produk insurans/insurans semula); dan

4.1.8 untuk menghubungi Anda dan menjaga hubungan antara Anda dan Willis berkaitan dengan perkhidmatan yang disediakan oleh Willis, serta peluang-peluang lain yang mungkin menarik perhatian atau memberi manfaat kepada Anda.

4.2 Berhubung dengan Seksyen 4.1.7 di atas, Willis mungkin menggunakan maklumat peribadi Anda untuk tujuan penganalisaan data statistik yang mungkin akan dikongsi dengan pihak ketiga. Namun, analisis ini akan dilakukan secara agregat dan tanpa nama sepenuhnya, dan tiada sebarang maklumat yang boleh mengenal pasti Anda yang akan disertakan bersama analisis tersebut.

4.3 Berhubung dengan Seksyen 4.1.8, maklumat peribadi Anda akan digunakan untuk tujuan penyelenggaraan hubungan/pemasaran hanya jika Anda adalah pelanggan Willis atau jika Anda ada hubungan perniagaan dengan pelanggan Willis. Willis tidak terlibat dalam pemasaran langsung yang menyasarkan pengguna secara umum. Walau bagaimanapun, bergantung pada hubungan Anda dengan Willis, Anda mungkin menerima komunikasi pemasaran daripada Willis. Jika ini berlaku, Willis akan sentiasa menghormati pilihan pemasaran Anda dan mematuhi undang-undang berkenaan yang mengawal selia penggunaan maklumat peribadi untuk tujuan pemasaran langsung.

4.4 Sila ambil perhatian, Willis tidak akan menggunakan maklumat peribadi Anda untuk sebarang tujuan yang tidak diterangkan di atas tanpa kebenaran Anda terlebih dahulu (atau kebenaran terlebih dahulu daripada pelanggan Willis yang berkaitan, jika berkenaan).

5. Bagaimanakah Willis memperoleh dan menyimpan Maklumat Peribadi saya?

5.1 Maklumat peribadi yang dikendalikan oleh Willis biasanya disediakan oleh pelanggan Willis. Walau bagaimanapun, bergantung pada keadaan, Willis mungkin mengumpul maklumat peribadi daripada pihak ketiga lain yang berkaitan dengan perkhidmatan yang disediakan oleh Willis, dan Willis juga mungkin mengumpul maklumat peribadi terus daripada Anda.

5.1.1 Di mana Willis dikehendaki mengendalikan maklumat peribadi Anda, Willis secara amnya memperoleh maklumat peribadi Anda secara tidak langsung daripada pelanggan Willis (kebiasaannya syarikat, perkongsian, pihak berkuasa awam, atau lain-lain badan korporat yang seumpamanya) yang menerima perkhidmatan yang memberi kesan kepada Anda.

5.1.2 Kadangkala, Willis perlu mendapatkan maklumat peribadi Anda terus daripada Anda.

5.1.3 Bergantung kepada keadaan, Willis juga boleh mendapatkan maklumat peribadi Anda daripada sumber lain seperti:

• Daftar dan pangkalan data yang boleh diakses secara umum, agensi rujukan kredit, penyedia perkhidmatan pengesahan identiti, penyedia perkhidmatan pengesahan tuntutan insurans, pengendali pangkalan data saringan untuk penipuan insurans dan risiko perniagaan dan penyedia perkhidmatan pemeriksaan menyeluruh dan yang seumpamanya; dan
• Yang selainnya seperti yang diterangkan dalam Seksyen 4.1.4



5.2 Willis mungkin menyimpan maklumat peribadi Anda untuk tempoh masa yang dianggap perlu bagi tujuan memenuhi sebarang keperluan operasi, audit, penyiasatan, undang-undang, pengawalseliaan, cukai atau perakaunan, termasuk tetapi tidak terhad bagi sebarang potensi tindakan guaman, dan penempatan insurans serta penilaian tuntutan pada masa hadapan.

6. Adakah saya perlu memberikan Maklumat Peribadi saya kepada Willis atau membenarkan Willis mengendalikan Maklumat Peribadi saya?

6.1 Maklumat yang Anda beri kepada Willis adalah penting. Jika Anda tidak memberi maklumat tersebut kepada Willis, atau tidak membenarkan Willis mengendalikan maklumat peribadi Anda, mungkin ini akan menghalang Willis daripada melaksanakan perkhidmatannya, dan ini seterusnya mungkin, bergantung pada keadaan Anda, memberi kesan buruk kepada Anda (contohnya, kelewatan atau ketidakupayaan untuk menyediakan penempatan/penilaian/pembayaran tuntutan insurans/insurans semula).

6.2 Selain itu, jika terdapat pengecualian undang-undang yang berkaitan yang terpakai kepada cara Willis mengumpul dan memproses maklumat peribadi Anda, Willis berhak untuk bergantung pada pengecualian undang-undang tersebut untuk mengumpul dan memproses maklumat peribadi Anda tanpa mengambil kira kehendak Anda tetapi hanya jika dan setakat yang perlu untuk berbuat demikian untuk satu atau tujuan lain seperti yang diterangkan dalam Seksyen 4 di atas.

7. Adakah Willis berkongsi Maklumat Peribadi saya dengan pihak ketiga?

7.1 Willis akan berkongsi maklumat peribadi Anda dengan pihak ketiga hanya jika dan setakat yang perlu dan sesuai untuk satu atau lebih tujuan yang dinyatakan dalam Bahagian 4 di atas. Secara khusus, Willis boleh berkongsi maklumat peribadi Anda dengan pihak ketiga seperti berikut:

7.1.1 sebagaimana yang disenaraikan dalam Seksyen 4.1.4;

7.1.2 pelanggan Willis yang menerima perkhidmatan yang diatur untuk manfaat Anda, atau yang memerlukan Willis untuk berinteraksi, secara langsung atau tidak langsung, dengan Anda;

7.1.3 ahli gabungan Kumpulan Willis Towers Watson dan penyedia perkhidmatan pihak ketiga yang tidak mempunyai hubungan langsung (contohnya, penyedia perkhidmatan IT, penyedia perkhidmatan sokongan pentadbiran, dan lain-lain) yang menyediakan perkhidmatan secara langsung atau tidak langsung bagi menyokong operasi perniagaan Willis dan perkhidmatan yang disediakan oleh Willis;

7.1.4 agensi rujukan kredit, penyedia perkhidmatan pengesahan identiti, penyedia perkhidmatan pengesahan tuntutan insurans, pengendali pangkalan data saringan untuk penipuan insurans dan risiko perniagaan, dan penyedia perkhidmatan pemeriksaan keseluruhan dan yang seumpamanya (setakat yang diperlukan untuk mematuhi keperluan undang-undang atau kawal selia yang dikenakan ke atas Willis atau pelanggan Willis); dan

7.1.5 pengawal selia, polis, mahkamah/tribunal, dan lain-lain pihak berkuasa awam yang mempunyai bidang kuasa ke atas Willis (setakat perlu untuk mematuhi sebarang keperluan undang-undang atau kawal selia yang dikenakan ke atas Willis atau pelanggan Willis).

7.2 Willis juga boleh berkongsi maklumat peribadi Anda dalam urusan berkaitan dengan perancangan, usaha wajar dan pelaksanaan transaksi komersial, termasuk penyusunan semula, penggabungan, penjualan semua atau sebahagian daripada aset Kami, usaha sama, penyerahan hak, pemindahan, atau pelupusan selainnya bagi kesemua atau mana-mana bahagian perniagaan, aset atau saham Kami (termasuk berkaitan dengan sebarang kebankrapan atau prosiding yang serupa) – dalam kes sedemikian, maklumat peribadi Anda akan dipindahkan kepada entiti yang mengambil alih.

7.3 Dalam semua kes lain, Willis tidak akan berkongsi maklumat peribadi Anda dengan pihak ketiga yang selainnya tanpa kebenaran Anda terlebih dahulu (atau persetujuan terlebih dahulu daripada pelanggan Willis yang berkaitan, jika berkenaan) melainkan Willis mempunyai asas undang-undang untuk berbuat demikian (contohnya, mana-mana undang-undang berkenaan yang menghendaki Willis berbuat demikian, atau di mana Willis terpaksa berbuat demikian oleh Perintah Mahkamah).

8. Adakah Willis memindahkan Maklumat Peribadi saya ke luar negara?

8.1 Disebabkan sifat operasi antarabangsa perniagaan Willis dan pasaran insurans/insurans semula di mana Willis beroperasi, maklumat peribadi Anda mungkin akan dikongsi dengan pihak ketiga yang terletak di luar Malaysia atau di negara yang tidak mempunyai undang-undang yang melindungi maklumat peribadi dengan cara yang sama seperti undang-undang di Malaysia.

8.2 Maklumat peribadi Anda boleh dipindahkan merentasi sempadan antarabangsa oleh Willis kepada ahli gabungan Kumpulan Willis Towers Watson dan pihak ketiga yang tidak yang tidak mempunyai hubungan langsung seperti yang diterangkan dalam Seksyen 7.1.3 di atas, yang boleh berada di mana-mana sahaja di dunia. Sekurang-kurangnya, penerima pihak ketiga yang berpangkalan di luar negara termasuk syarikat Kumpulan Willis Towers Watson yang berpangkalan di UK, Amerika Syarikat, Filipina dan India.

8.3 Setiap kali Willis memindahkan maklumat peribadi Anda merentasi sempadan antarabangsa, Willis akan mengambil semua langkah yang sesuai dalam kawalan Willis untuk memastikan pemindahan tersebut mematuhi keperluan undang-undang yang berkenaan.

9. Adakah Willis mempunyai langkah-langkah keselamatan untuk melindungi Maklumat Peribadi saya?

9.1 Willis memandang serius privasi dan kerahsiaan maklumat peribadi Anda. Maklumat peribadi Anda akan dilindungi mengikut piawaian keselamatan maklumat yang ketat yang terpakai untuk keseluruhan Kumpulan Willis Towers Watson, termasuk Willis di Malaysia.

9.2 Sekiranya berlaku kejadian yang tidak diingini di mana maklumat peribadi Anda di bawah kawalan Willis terjejas akibat sebarang pelanggaran keselamatan maklumat (contohnya, akses tidak dibenarkan, kehilangan, atau pendedahan/perubahan, termasuk yang disebabkan oleh kontraktor), Willis akan bertindak dengan segera untuk mengenal pasti punca pelanggaran keselamatan maklumat tersebut, serta membaik pulih dan mengurangkan kesan pelanggaran tersebut. Jika perlu, Willis juga akan memaklumkan Anda (dan/atau pelanggan Willis yang relevan, jika berkenaan) selaras dengan undang-undang yang berkenaan yang memerlukan Willis memaklumkan Anda mengenai kejadian tersebut.

10. Hak akses berkenaan Maklumat Peribadi saya dan siapa yang boleh saya hubungi mengenai Maklumat Peribadi saya?

10.1 Jika Anda ingin menggunakan hak undang-undang Anda untuk mengakses/membetulkan maklumat peribadi Anda, atau jika Anda mempunyai sebarang pertanyaan atau aduan mengenai pengendalian maklumat peribadi Anda oleh Willis, sila hubungi Willis terlebih dahulu. Di bawah Akta Perlindungan Data Peribadi Malaysia 2010, Anda mempunyai hak di bawah undang-undang untuk mengakses maklumat peribadi Anda yang dipegang oleh Willis dan untuk meminta Willis membetulkan atau memadamkan maklumat peribadi Anda (contohnya, jika ia tidak tepat atau sudah lapuk). Jika Anda ingin menggunakan hak ini, atau jika Anda mempunyai sebarang pertanyaan atau aduan mengenai cara maklumat peribadi Anda dikendalikan oleh Willis, sila hubungi:

Pegawai Privasi Data
c/o Willis (Malaysia) Sdn. Bhd.
Level 26, Menara Dion #26-04, 27Jalan Sultan Ismail,
50250 Kuala Lumpur
Tel : +603-8681 0000
Email: Willis Malaysia Data Privacy Officer

10.2 Anda juga boleh menulis kepada Pejabat Privasi Global Willis Towers Watson di privacy willistowers watson.

10.3 Harap maklum bahawa hak Anda untuk mengakses dan membetulkan/memadamkan maklumat peribadi Anda mungkin tertakluk kepada pengecualian undang-undang tertentu, dan apabila pengecualian undang-undang tersebut dikenakan, Willis mungkin tidak dapat memenuhi permintaan Anda untuk mengakses atau membetulkan/memadamkan maklumat peribadi Anda.

10.4 Willis akan berusaha untuk memberi maklum balas yang memuaskan terhadap permintaan Anda untuk mengakses atau membetulkan/memadamkan maklumat peribadi Anda, atau sebarang pertanyaan, kebimbangan, atau aduan mengenai maklumat peribadi Anda yang Anda kemukakan kepada Willis. Walau bagaimanapun, jika Anda tidak berpuas hati dengan maklum balas Willis dan ingin membuat aduan rasmi mengenai cara Willis mengendalikan maklumat peribadi Anda (atau jika Anda ingin mengetahui lebih lanjut tentang hak-hak Anda di bawah Akta Perlindungan Data Peribadi Malaysia 2010), Anda boleh menghubungi:

Jabatan Perlindungan Data Peribadi
Aras 8, Galeria PJH, Jalan P4W
Persiaran Perdana, Presint 4, Pusat Pentadbiran Kerajaan,
Persekutuan, 62100 W.P. Putrajaya, Malaysia
Tel : 03-8861 1101
Laman Web: Pejabat Pesuruhjaya Perlindungan Data Peribadi

11. Adakah Notis Privasi ini akan berubah pada masa hadapan?

11.1 Notis Privasi ini mungkin akan dipinda dari semasa ke semasa untuk mencerminkan perubahan dalam undang-undang atau perubahan dalam operasi perniagaan Willis, tetapi jika semakan sedemikian menjadi perlu pada masa hadapan, Willis akan memaklumkan Anda setakat yang boleh dilakukan oleh Willis untuk berbuat demikian.

11.2 Sekurang-kurangnya, perubahan kepada Notis Privasi ini akan diumumkan di laman web Willis Towers Watson di (melalui pautan ke 'Notis Privasi Willis Malaysia' terletak di bahagian bawah halaman utama).

Sekiranya terdapat sebarang percanggahan antara versi Bahasa Inggeris dan versi Bahasa Malaysia pada Notis Privasi ini, versi Bahasa Inggeris akan diguna pakai.