La Directiva Europea Whistleblowing es de obligado cumplimiento desde el pasado mes de diciembre de 2020. Más de dos años después, España ha culminado su transposición definitiva al ordenamiento jurídico nacional, pero las dudas se acumulan en las empresas. ¿Qué es un canal de denuncias? ¿Cómo y con qué plazos debe implementarse esta herramienta? ¿Qué pasa si no se cumple la legislación europea o española? A continuación, analizamos todos los detalles de las ‘normativas whistleblowing’.
Un canal de denuncias es una herramienta que permite comunicar, de forma confidencial y mediante un formulario, las actividades y conductas que puedan considerarse potencialmente irregulares, es decir, que puedan suponer un incumplimiento del código de conducta en una empresa o incluso la posible comisión de un delito.
Como consecuencia de la Directiva Whistleblowing, en transposición al ordenamiento jurídico español a través de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, llamada también como Ley de protección al denunciante, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, el canal de denuncias pasa a ser obligatorio en todas las entidades públicas, como ayuntamientos, así como en todas las empresas de 50 trabajadores o más, aquéllas que tengan un volumen de facturación anual superior a los 10 millones de euros y, también, todas las organizaciones del sector financiero.
Hasta ahora, sólo las empresas de más de 250 empleados tenían que contar con esta herramienta. Pero, una vez que la ley española ha sido aprobada de forma definitiva, se establecen los plazos concretos para la implementación de los canales de denuncias para las demás entidades afectadas ahora por la norma.
Desde la entrada en vigor de la ley, las empresas tienen tres meses para establecer este sistema interno de denuncia. Como excepción, en el caso de las entidades jurídicas del sector privado con 249 trabajadores o menos, el plazo se prolonga hasta el 1 de diciembre de 2023.
Una vez aprobada la Ley reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, se produce la transposición definitiva de la Directiva Whistleblowing al marco normativo español y se regulan, entre otras cosas, la disponibilidad y características de los canales de denuncias.
La nueva ley está alineada con los objetivos de la directiva europea tanto en el establecimiento de las normas mínimas de los canales de denuncias como en la protección del informante.
Tal es así, que se ha cambiado el término usado hasta ahora, denunciante, por el término informante para despenalizar cualquier connotación peyorativa a la colaboración ciudadana ante la presencia de la comisión de un delito.
Entre las novedades más importantes se encuentran:
Además, el Proyecto de Ley detalla multitud de otros aspectos que explicaremos de forma más extensa a continuación, como los tipos de canales de denuncias, las entidades que están obligadas a establecerlos o los plazos para su implementación.
La normativa española de whistleblowing está ideada para proteger a los informantes (de entidades tanto públicas como privadas) que tengan información sobre infracciones laborales o profesionales y quieran comunicarla a las autoridades correspondientes. De hecho recibe el nombre de Ley de protección al denunciante. Para ello, la ley establece la obligatoriedad de dos tipos de canales diferentes: internos y externos.
De acuerdo con el nuevo Proyecto de Ley de Protección del informante, en España, los canales internos son obligatorios para:
Los canales de denuncias externos no son una responsabilidad directa de las empresas, sino que son los Estados de la Unión Europa los que tienen la obligación de establecer herramientas externas independientes y autónomas que permiten recibir y seguir las denuncias. Además, deben designarse las autoridades competentes para ello, asegurando la dotación adecuada de recursos. Al igual que en el caso anterior, deben contemplar el deber de confidencialidad en todo momento.
En el escenario español, el Anteproyecto de Ley contempla la creación de un canal de denuncias externoa través de la Autoridad Independiente de Protección del Informante señalada con anterioridad. Este canal deberá estar a disposición de cualquier persona física que podrá hacer un uso directo del mismo o como complemento a la comunicación a través de los canales internos a los que tenga acceso.
A nivel empresarial, a la hora de implementar un canal de denuncias interno, lo primero es decidir qué vías de comunicación se van a habilitar para las denuncias y si se va a desarrollar una herramienta de forma interna o se va a contar con un proveedor externo. Además, hay que definir la persona o personas de la organización que estarán a cargo del canal, los criterios de admisión de denuncias y la estrategia de información o formación para los empleados.
Contar con un canal de denuncias desarrollado por un proveedor externo experto en materia de compliance asegura la adecuación a las normativas vigentes (como las leyes de prevención de blanqueo de capitales o de protección de datos, así como el código penal). Además, es clave para la prevención y detección de actuaciones irregulares y evitar riesgos penales y reputacionales. Por último, es un indicador de transparencia que revierte directamente en la buena imagen de la organización.
Un software de canal de denuncias es una herramienta digital específicamente diseñada para cumplir con la directiva whistleblowing. Se trata de un canal interno que permite, entre otras cosas, garantizar el anonimato de la denuncia y la protección de los datos personales bajo el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), así como automatizar la gestión de los casos denunciados.
Además de establecer la figura que será responsable del canal de denuncias interno de la empresa, adquirir un programa informático de canal de denuncias, como el desarrollado por GlobalSuite Solutions y WTW, es la forma más efectiva de dar el primer paso hacia el cumplimiento de la normativa de whistleblowing.
Una solución digital de canal de denuncias presenta multitud de ventajas para la empresa que la implemente, tanto desde el punto de vista práctico como desde el punto de vista de la mitigación de riesgos y elcompliance. Así, estos son los principales beneficios de contar con un softwarede whistleblowing como el de GlobalSuite Solutions y WTW:
Por otro lado, contar con una herramienta digital que facilite las denuncias confidenciales de conductas potencialmente delictivas dentro de la empresa puede ahorrar muchos quebraderos de cabeza a largo plazo. Uno de los casos de uso más típicos es el del directivo que, de forma no intencionada y como responsable de la empresa, asume los riesgos derivados de una conducta irregular de unos de sus empleados.
Además, un software de canal de denuncias también es una herramienta que aporta certezas y seguridad para toda la plantilla, tanto trabajadores como jefes de equipo. Esta herramienta permite visibilizar las malas prácticas empresariales sin temor a represalias por parte de los afectados.
Además de los riesgos que implica para una empresa no cumplir correctamente con la legislación whistleblowing, no contar con un canal de denuncias pueda causar multitud de daños económicos, reputacionales e, incluso, penales. Los cuatro casos prácticos que hemos preparado y que son detallados a continuación ilustran hasta qué punto es arriesgado no contar con un canal de denuncias.
Rodolfo es un empresario de relativo éxito que ha logrado que su empresa de reformas supere los altibajos del sector de la construcción y hoy sea una referencia en el mercado madrileño. Es consciente de la importancia de contar con un canal de denuncias, pero, como la empresa es pequeña y él es el único propietario, Rodolfo considera que un correo electrónico específico para este uso es más que suficiente.
Aunque él no lo sabe, su compañía sí debe cumplir con la obligación de contar con un canal de denuncias según lo establecido por las normativas europea y española. Sin embargo, Rodolfo no tiene esa información porque no tiene a nadie ocupándose en exclusiva de los asuntos legales y del cumplimiento de la normativa. Aun así, el canal del correo electrónico funciona sin problema durante un tiempo.
Un día, una tercera persona logra acceder de forma no autorizada al correo. Se trata de una herramienta que ofrece pocas garantías de seguridad y protección de datos personales y no es confidencial. Tras este incidente, el atacante extrae información confidencial que después acaba haciendo pública. Al investigar el suceso, el organismo competente comprueba que la herramienta de la empresa de Rodolfo no cumple el RGPD ni la normativa whistleblowing, por lo que acaba imponiéndole una multa y obligándole a implementar todas las exigencias de la regulación.
Ruth es empleada de la dirección general de carreteras de la Generalitat Valenciana, donde es responsable de las licitaciones. La suya es una tarea delicada, ya que sus decisiones implican importantes gastos de dinero público y tienen un impacto directo en las cuentas de resultados de las empresas licitadas. Un día, Ruth descubre una serie de pruebas que parecen señalar algo que ya sospechaba desde hacía tiempo: uno de sus subordinados ha venido incurriendo de forma reiterada en varios delitos de cohecho con la misma constructora.
Las sospechas venían porque la constructora beneficiada parecía tener a veces información privilegiada y sus propuestas siempre eran muy bien puntuadas en el proceso de licitación. Ahora, las pruebas parecen no dejar lugar a dudas. Sin embargo, por la falta de tiempo, Ruth acaba delegando sus funciones y no supervisa de forma adecuada los procesos, confiando por completo en su subordinado a pesar de las sospechas. La situación se mantiene hasta que una investigación acaba destapando el escándalo y deja a Ruth en una situación muy comprometida.
Se trata de un tema muy sensible y que salpica directamente la transparencia del sector público, por lo que recibe especial atención mediática y legal. Como resultado, tanto ella como, evidentemente, la persona autora del delito se acaban viendo involucradas en un proceso legal que acaba en una cuantiosa multa y la inhabilitación durante varios años para cualquier empleo o cargo público.
La falta de supervisión de Ruth no se habría solucionado con un canal de denuncias. Sin embargo, toda la parte interna podría haberse llevado a cabo de forma confidencial, sin que la información saltase fuera de la empresa o fuese filtrada a los medios de comunicación. En un contexto más controlado, Ruth podría haber explicado lo sucedido y asumir su responsabilidad por la falta de control, pero no se habría vista envuelta en la trama delictiva cometida por su subordinado.
Imaginemos ahora el caso de una empresa de servicios financieros en la que uno de los comerciales lleva años recurriendo a técnicas de venta que incumplen el código de conducta, como el ofrecimiento de regalos o sobornos a cambio de la adjudicación de contratos. A pesar de ser algo conocido por sus compañeros y su círculo más cercano, nadie se había atrevido a denunciarlo porque no existía un canal confidencial para hacerlo.
Aun así, la conducta acaba saliendo a la luz y se procede con su investigación. El director de la compañía, de comportamiento intachable hasta entonces, muestra su condena desde el principio y colabora en todo momento con las autoridades. Sin embargo, el comercial se escuda en la presión de la empresa para alcanzar los objetivos y, al no haber ningún registro que demuestre lo contrario ni existir un canal de denuncias, la investigación concluye que había connivencia entre el empresario y el comercial.
Como consecuencia, el director acaba haciendo frente a las responsabilidades judiciales derivadas de este acto y a una posible condena a prisión por el delito de soborno, que también puede suponer la pérdida de licencias de exportación e importantes multas. Además, supone un duro golpe a la reputación de los directivos y de la marca de la empresa. En este caso, disponer de un canal de denuncias habría supuesto contar con una herramienta para acreditar la inocencia del directivo y salvaguardar la imagen de la empresa.
Para el último de los casos prácticos, imaginemos el caso de un jefe de equipo de IT recién ascendido en una empresa de tamaño medio. Nada más llegar al departamento, el nuevo responsable se da cuenta de que varios ejecutivos incumplen la normativa interna de protección de datos sensibles. Ante la sospecha de que puedan estar usando esta información para el beneficio propio, el nuevo jefe de equipo pone la situación en conocimiento de sus superiores. Y lo hace en persona, ya que no existe un canal de denuncias propio.
Los superiores deciden obviar la denuncia, ya que prefieren evitar conflictos con algunos de los pesos pesados de la compañía. Sin embargo, uno de los ejecutivos señalados por malas prácticas acaba siendo descubierto usando de forma fraudulenta la información sensible para su propio beneficio y, como consecuencia, la empresa abre una investigación interna para depurar responsabilidades.
En el curso de esta investigación, surge el nombre del nuevo jefe de equipo de IT, ya que para mantener esa conducta irregular el ejecutivo necesitó al menos de su colaboración indirecta. Al final, el jefe de equipo es despedido por no haber reforzado los protocolos de seguridad. Sin embargo, todo podría haberse evitado de haber existido un canal de denuncias confidencial en el que tanto el jefe de equipo como sus superiores podrían haber cursado la denuncia sin miedo a represalias.
Disponer de un canal de denuncias es ya obligatorio para las grandes empresas y pronto lo será para todas las de más de 50 empleados. Sin embargo, no se trata solo de un asunto de compliance legal, sino que contar con un canal de denuncias es una buena forma de reforzar las conductas positivas, disuadir comportamientos irregulares y proteger la reputación y la estabilidad laboral de aquellos que decidan señalar las malas prácticas.
Rodolfo y Ruth son dos trabajadores ejemplares. El primero es un empresario de relativo éxito que ha logrado que su empresa de reformas supere los altibajos del sector de la construcción y hoy sea una referencia en el mercado madrileño. Ruth es empleada de la dirección general de carreteras de Madrid, donde es responsable de las licitaciones. Ambas son personas ficticias, pero ninguna de ellas sospecha que sus carreras se verán pronto truncadas por no contar con un canal de denuncias adecuado.
La empresa de reformas de Rodolfo es muy sólida en el mercado local. Tiene experiencia, así que es consciente de la importancia de contar con un canal de denuncias a través del cual se facilite que cualquier persona pueda denunciar conductas potencialmente delictivas dentro de la empresa. Sin embargo, como la empresa es pequeña y él es el único propietario, Rodolfo considera que un correo electrónico específico para este uso es más que suficiente.
La nueva Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo, más conocida como directiva whistleblowing, obliga a las empresas que cumplen ciertas características (tamaño o sector concreto, por ejemplo) a contar con un canal de denuncias confidencial que cumpla con el reglamento general de protección de datos. La compañía de Rodolfo debe cumplir con esta obligación, pero él no lo sabe porque no tiene a nadie ocupándose en exclusiva de los asuntos legales y del cumplimiento de la normativa.
Durante un tiempo, el correo funciona sin problema. Pero se trata de una herramienta que ofrece pocas garantías de seguridad y protección de datos personales y no es confidencial, por lo que Rodolfo acaba enfrentándose a un problema difícil de gestionar: una tercera persona logra acceder de forma no autorizada al correo y extraer información confidencial que después se acaba haciendo pública.
Al investigar el suceso, el organismo competente comprueba que la herramienta de la empresa de Rodolfo no cumple el RGPD ni la directiva whistleblowing, por lo que acaba imponiéndole una multa y obligándole a implementar todas las exigencias de la regulación, lo cual supone un golpe económico importante para una empresa de esas dimensiones.
Organizaciones como la de Rodolfo no tienen por qué tener recursos para contratar en exclusiva a un experto legal y necesitan todo su talento disponible para mantener a flote el negocio. Sin embargo, sí pueden contratar servicios externos de asesores personalizados que mantengan el cumplimiento de la legislación vigente al día y eviten sustos como este que pueden incluso comprometer la viabilidad de la compañía.
Ruth se mueve en un contexto muy diferente al de Rodolfo. La suya es una tarea ya de por sí delicada, ya que gestiona las licitaciones públicas para la dirección general de carreteras. Sus decisiones implican importantes gastos de dinero público y tienen un impacto directo en las cuentas de resultados de las empresas licitadas.
Un día cualquiera en la oficina, Ruth descubre una serie de pruebas que parecen señalar algo que ya sospechaba desde hacía tiempo: uno de sus subordinados ha venido incurriendo de forma reiterada en varios delitos de cohecho con la misma constructora. Las sospechas venían porque la constructora beneficiada parecía tener a veces información privilegiada y sus propuestas siempre eran muy bien puntuadas en el proceso de licitación. Ahora, las pruebas parecen no dejar lugar a duda.
Sin embargo, un día por otro y por la falta de tiempo para llegar a todos los procesos, Ruth acaba delegando sus funciones y no supervisa de forma adecuada los procesos, confiando por completo en su subordinado a pesar de las sospechas. La situación continúa hasta que una investigación interna acaba destapando el escándalo y deja a Ruth en una situación muy comprometida.
Se trata de un tema muy sensible y que salpica directamente la transparencia del sector público, por lo que recibe especial atención. Como resultado, tanto ella como, evidentemente, la persona autora del delito se acaban viendo involucradas en un proceso legal que acaba en una cuantiosa multa y la inhabilitación durante varios años para cualquier empleo o cargo público.
La falta de supervisión de Ruth no se habría solucionado con un canal de denuncias. Sin embargo, toda la parte interna podría haberse llevado a cabo de forma confidencial, sin que la información saltase fuera de la empresa o fuese filtrada a los medios de comunicación. En un contexto más controlado, Ruth podría haber explicado lo sucedido y asumir su responsabilidad por la falta de control, pero no se habría vista envuelta en la trama delictiva cometida por su subordinado.
Debido a la directiva whistleblowing, disponer de un canal de denuncias confidencial será obligatorio por ley a finales de este mes de diciembre. Pero además de mantener el cumplimiento de la normativa en la empresa, implementar esta regulación puede ser útil a nivel interno para controlar mejor los procesos y proteger la reputación y la estabilidad de la compañía.
