La modalidad de retribución flexible es muy ventajosa tanto para los empleados (beneficios con ventajas fiscales) como para la empresa, ya que supone una palanca para satisfacer al empleado con productos que mejoran su salario neto y cubren sus necesidades.
Contar con una estrategia clara en este sentido resulta favorable en muchos sentidos y cada vez tiene una mayor aceptación entre los trabajadores, que lo perciben como una manera de mejorar su calidad de vida. ¿Cómo implementar un plan de retribución flexible o programa de beneficios flexible para optimizar todas sus ventajas?
¿Qué es la retribución flexible?
La retribución flexible es una modalidad de retribución que permite a los empleados destinar parte de su salario bruto a gastos cotidianos, como pueden ser el consumo de determinados productos o servicios a un precio inferior al del mercado, la comida, la escuela infantil o el transporte público. Esos gastos que el trabajador incluye dentro de su sistema de retribución flexible quedan exentos de pagar el IRPF, lo cual permite sacar más partido al salario.
La retribución flexible está regulada en la legislación española, tanto por la Ley 35/2006 como por el Real Decreto 439/2007. Dentro de esta regulación se permite a los empleados destinar hasta el 30 % de su salario bruto anual a servicios cotidianos exentos de IRPF.
Por lo general, las compañías ofrecen a sus empleados la posibilidad de sustituir parte de su salario bruto por determinados beneficios porque pueden beneficiarse de una ventaja fiscal. Pero, en los últimos tiempos, los planes de retribución flexible van más allá, no centrándose únicamente en los productos y beneficios, sino que están diseñados con el objetivo de cubrir otras necesidades de los trabajadores.
Estamos así ante lo que denominamos programas de beneficios flexibles, que nos ayudan a retener o atraer el talento, puesto que su objetivo es satisfacer las necesidades potenciales de los empleados. Estos beneficios pueden tener ventajas fiscales (como, por ejemplo, el seguro de salud, la comida o el transporte) o no suponer un impacto directo sobre el salario bruto, aunque sí supongan una ventaja o beneficio para el empleado, al obtener mejores precios y condiciones del mercado que si lo contrataran de manera individual (el gimnasio, un seguro para mascotas o un seguro de vida, etc.)
¿Por qué ofrecer beneficios flexibles a los empleados?
El estudio Benefits Trends de WTW (2023), realizado con la participación de más de un centenar de grandes y medianas empresas en España, pone en evidencia los beneficios que un plan de beneficios flexible puede ofrecer a los empleados de una compañía.
Las empresas participantes llegaron a estas conclusiones principales:
Las empresas se enfrentan a una serie de desafíos como el aumento de los costes destinados a los programas de beneficios o las dificultades para atraer y retener talento. La principal área de enfoque en materia de beneficios para las empresas está en satisfacer las necesidades de todos los empleados y esto pasa por ofrecer un plan flexible en el que cada trabajador pueda escoger aquello que necesite. Los beneficios más valorados por los empleados son aquellos centrados en la salud.
El aumento de los problemas relacionados con la salud mental, el coste de vida y la creciente preocupación por aspectos medioambientales, sociales y de gobernanza (ESG) y por la inclusión y diversidad, hacen que orientar correctamente la estrategia de beneficios sea más difícil y necesario que nunca.
Estos datos nos llevan a reflexionar sobre cuáles son las ventajas de las que se benefician los empleados que pueden optar a una retribución flexible y por qué interesa a las empresas ofrecer esta posibilidad a sus empleados.
Beneficios de los programas de beneficios flexibles para los empleados
- Mayor poder adquisitivo. Al tener un beneficio fiscal, con los mismos gastos el trabajador percibe un salario superior. Además de estos productos, se beneficia también de un importante ahorro en servicios de uso cotidiano por la negociación y contratación de los productos a través de la empresa.
- Es cómodo, claro y flexible. El empleado puede modificar la retribución flexible elegida e incluso el importe en función de sus necesidades.
- Servicios de calidad. La empresa puede ofrecer servicios de calidad que se adapten a las necesidades de sus trabajadores.
- Mejora del ambiente laboral. Este tipo de retribución está pensada para facilitar la vida a los trabajadores, lo que repercute en un mejor ambiente laboral y un mayor compromiso de los empleados.
Beneficios de la retribución flexible para las empresas
- Fideliza y atrae talento. Este beneficio es muy atractivo para quienes quieren trabajar en la empresa.
- Aumenta la productividad. Los trabajadores están más motivados, más comprometidos y más implicados y, por tanto, su rendimiento es mayor.
- Sin altos costes. Este sistema permite a las empresas incrementar la retribución neta de sus empleados sin aumentar los costes salariales.
- Mejora la marca. Refuerza el employer branding porque se adapta a las necesidades de los trabajadores y eso mejora la imagen que se proyecta de la empresa.
Además de todos estos beneficios para empresa y empleados, hay que señalar que la retribución flexible (o en especie) es voluntaria, por lo que se acogerán a ella los trabajadores que así lo deseen.
De modo que la empresa no impone este sistema, pero, al ofrecerlo a sus trabajadores, está dándoles la posibilidad de mejorar su poder adquisitivo sin incrementar sus costes salariales. Un ahorro para todas las partes.
Tipos de retribuciones flexibles
La retribución flexible o en especie no debe confundirse con los beneficios sociales corporativos. En el primer caso, el empleado tiene la posibilidad de sacar mayor partido a su salario, mientras la segunda opción consiste en una política de recursos humanos para mejorar la satisfacción de sus trabajadores pero que va a parte de su salario, el cual paga de forma independiente.
Dentro de la estrategia de cada empresa es recomendable analizar los beneficios sociales corporativos que quiere dar a sus trabajadores de manera adicional a su salario, así como el programa de beneficios de adhesión voluntaria que quiere poner a disposición de sus empleados, para que estos puedan optimizar su salario bruto (a través de productos con ventaja fiscal) o su salario neto, todo ello a través de la empresa.
A continuación, vamos a comentar con más detalle alguno de los productos que se incluyen dentro de los programas de beneficios flexibles, tengan o no ventajas fiscales.
Seguro médico
El seguro médico para empleados y su familia (cónyuge e hijos) permite ahorrar al trabajador, ya que este beneficio tiene una bonificación fiscal por asegurado, es decir, por el empleado y cada miembro de la familia que se incluya en el seguro. En el caso de ser un beneficio social y de que la prima de seguros sea pagada por la empresa, el beneficio fiscal será para la propia empresa, puesto que las primas abonadas por este concepto pueden deducirse del Impuesto de Sociedades. En ambos casos, la cantidad máxima que goza de ventaja fiscal es de hasta 500 euros al año por asegurado.
Tickets para comida
Los tickets restaurante permiten al trabajador disponer de hasta 11 euros diarios en días laborables que estarán exentos de retención en el IRPF. La empresa puede ofrecerlos con dinero o descuentos en algunos restaurantes o comedores.
Guardería
Para los empleados con hijos menores de 3 años, los cheques guardería pueden ser una solución de ahorro y conciliación laboral muy interesante. Para las empresas, también son deducibles en el Impuesto de Sociedades en su totalidad. No se contempla ningún límite de importe anual destinado a este beneficio (más allá del 30 % que estipula la Ley).
Transporte
El transporte suele ser uno de los principales gastos de los empleados. Por eso, las empresas pueden incluirlo como parte de su retribución flexible, habilitando autobuses que lleven a los empleados hasta su lugar de trabajo. También les pueden ofrecer tickets de transporte por un importe máximo de 1500 euros al año.
Formación
Dar la oportunidad a los empleados de formarse dentro de la propia empresa es beneficioso para trabajadores y también para la propia organización, ya que ayuda a tener profesionales cada vez más preparados y competitivos. Esto no supone ningún coste para la empresa y permite seguir creciendo a sus empleados.
Otros, revisar y añadir más
La empresa puede también ofrecer al empleado la contratación de otros beneficios sin bonificación fiscal, pero sí con la ventaja de la negociación llevada a cabo por la empresa. Algunos de estos beneficios pueden ser: conexión a internet en casa, coche de empresa, plaza de aparcamiento, acciones en la empresa, gimnasio, portal de descuentos o productos complementarios de salud.
Cómo crear un programa de beneficios flexible para una empresa
Dado que los empleados valoran cada vez más los aspectos laborales que inciden en su calidad de vida, las empresas se están viendo obligadas a rediseñar esta estrategia y revisarla de manera periódica. Como hemos visto, son muchas las ventajas para las organizaciones y para sus trabajadores. ¿Cómo poner en marcha el programa?
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Evaluar las necesidades
El primer paso es realizar una evaluación previa de las necesidades de los empleados para saber en qué puede la empresa mejorar su situación. Es importante escuchar sus demandas y analizar qué servicios encajan mejor con su estilo de vida y necesidades.
Estudiar estos aspectos permite delimitar los aspectos que resulten más interesantes para el programa de beneficios flexibles. Por ejemplo: ¿de qué serviría un cheque de guardería si ninguno de los empleados tuviera hijos en ese momento?
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Diseñar el plan
En el momento de diseñar el programa de beneficios flexibles, se debe decidir, entre otros puntos, qué beneficios se incluyen con ventaja fiscal (con el límite del 30% del salario bruto) y cuáles se incluyen para comprar desde el salario neto y con qué periodicidad se va a permitir que el empleado entre a elegir los productos.
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Comunicar a los empleados
La planificación de la comunicación a los empleados es otro aspecto importante del plan. La empresa debe saber resolver todas las dudas que se tengan al respecto de manera clara, transmitiendo las ventajas fiscales que el plan de beneficios flexibles tiene para ellos, las reglas que se han establecido del plan y todo lo necesario con respecto a los productos que se incorporan.
Se deben organizar cursos, talleres o presentaciones y, si algún empleado lo necesita de manera individual, también se le deberá proporcionar toda la información necesaria para entender cómo funciona la retribución flexible. Para lograr el éxito en un plan de beneficios flexible es imprescindible diseñar un plan de comunicación ad hoc para cada empresa. Adaptar los mensajes y los medios para hacer llegar estos mensajes a los diferentes perfiles de trabajadores es clave para lograr el impacto que se pretende con la implementación del plan.
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Hacer una simulación
Cuando se haya comunicado a la plantilla la puesta en marcha de un plan de este tipo, debe darse a los empleados la oportunidad de ver un ejemplo de cómo podría beneficiar a cada uno de ellos contar con una retribución flexible.
Hacer una simulación personalizada les permitirá saber qué servicios de los que se les ofrecen pueden resultarles interesantes y así podrán elegir la opción que mejor se adapte a sus necesidades.
Este ejemplo y la forma de comunicarlo al empleado es una parte importantísima para que el empleado pueda comprobar los beneficios que tiene el plan, como la ventaja fiscal y por tanto la “ganancia” que obtiene en su salario o las condiciones de contratación ventajosas que tienen los beneficios que le ofrece su empresa.
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Poner en funcionamiento
Una vez que cada empleado haya tomado una decisión, es el momento de formalizarla. Los trabajadores firmarán un anexo a sus contratos de trabajo, con la fecha en la que entrará en vigor el plan de beneficios flexible. Desde ese momento, se implementará el nuevo programa retributivo en la empresa, teniendo en cuenta que el pago en especie no puede superar el 30 % del salario bruto.
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Evaluar los resultados
Un plan flexible de beneficios no es estático, por tanto, es importante realizar un seguimiento y una evaluación del mismo para poder realizar los ajustes que sean necesarios. Esto debe hacerse de manera periódica para que el plan evolucione de la misma manera y al mismo ritmo que lo hacen las necesidades de sus empleados. Las circunstancias de los empleados van cambiando y, de manera anual, se pueden introducir mejoras. Por ejemplo: si hay miembros del equipo que han tenido hijos y, hasta ese momento, no existía un cheque de guardería entre los servicios ofrecidos en el plan de beneficios flexible.
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En WTW ofrecemos un plan de retribución total para tu empresa. Te proponemos una solución a medida para modernizar tus estrategias de retribución y beneficios flexibles, lo que supone numerosas ventajas tanto para tu organización como para tus empleados.
Con nuestro asesoramiento, podrás alinear tu estrategia de retribución con los nuevos modelos de trabajo, potenciando la capacidad y el compromiso de tus empleados con el fin de alcanzar tus objetivos de negocio y crecer.
Ayudamos a las organizaciones a modernizar sus estrategias de retribución total, abordando diversas vertientes:
- Transformación digital del trabajo.
- Expectativas cambiantes de los empleados.
- Cambios legislativos.
- Optimización de gastos en retribución.
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FAQs sobre retribución flexible
¿Cómo gestionar el salario flexible en el sistema de nóminas?
A la hora de implementar un plan de beneficios flexible no hay que realizar grandes modificaciones en la gestión de nóminas. Los importes se descuentan directamente del salario, lo que significa que se deben crear los conceptos de retribución flexible en nómina para que estos no tributen IRPF y coticen a la Seguridad Social.
¿La base de cotización a la Seguridad Social puede verse afectada?
La base de cotización a la Seguridad Social no se verá modificada por la retribución flexible. Una de sus ventajas es que mejora el salario sin coste adicional, es decir, permite que el trabajador perciba un salario disponible más alto sin que ello suponga un coste salarial adicional.
¿Cómo puedo calcular la retribución flexible? ¿Cuánto puedo destinar?
Es muy simple calcular la retribución flexible. Para ver la retribución flexible con un ejemplo en la nómina, sólo hay que dividir el sueldo bruto en salario fijo y variable. Esta última parte, que quedará exenta para el trabajador, se descuenta del salario del empleado y la empresa lo paga directamente como beneficio. De esta forma, el sueldo neto es más bajo y, por tanto, también es menor la cantidad total a pagar de IRPF.
En cuanto a la cantidad posible de retribución flexible, la normativa establece un máximo del 30 % del salario bruto anual.
¿Es compatible la retribución flexible con los beneficios sociales?
Por supuesto. Con la retribución flexible, el empleado puede sacar mayor partido a su salario, mientras que los beneficios sociales son una política de recursos humanos para mejorar la satisfacción de los trabajadores que va aparte del salario y, por tanto, se paga de forma independiente. Ambos conceptos son compatibles y suponen muchas ventajas, tanto para el trabajador como para la empresa.
¿Cómo cotiza la retribución flexible?
La retribución flexible está exenta de IRPF. Dentro del plan de beneficios flexibles, la contratación de seguro médico, de formación o guardería, por poner algunos ejemplos, no tienen retención en el IRPF, aunque con ciertos límites legales.
Cualquier concepto de retribución flexible de la nómina del trabajador tiene ventajas fiscales, pero la legislación solamente permite destinar hasta el 30 % del salario bruto anual a servicios cotidianos exentos de IRPF.
¿Qué normativa regula la retribución flexible?
La retribución flexible en España está regulada por la normativa a través de dos textos legislativos:
- Ley 35/2006, de 28 de noviembre, del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas y de modificación parcial de las leyes de los Impuestos sobre Sociedades, sobre la Renta de no Residentes y sobre el Patrimonio.
- Real Decreto 439/2007, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas y se modifica el Reglamento de Planes y Fondos de Pensiones, aprobado por Real Decreto 304/2004, de 20 de febrero.
En cualquier caso, hay que atender a la normativa sobre retribución flexible de cada comunidad autónoma porque pueden existir detalles diferenciadores en cada caso.
