Dans la deuxième partie de cette série d'articles, nous avons évoqué les caractéristiques des meilleures pratiques qui apparaissent en matière de provisionnement. Toutefois, compte-tenu des contraintes de temps auxquelles sont soumises les équipes chargées du provisionnement, les assureurs doivent généralement progresser vers leur mode opératoire cible en procédant par étapes contrôlées et gérables. Dans cet article, nous présentons donc deux options potentiellement plus digestes pour réaliser la transformation du provisionnement, à savoir « fix and shift » (corriger et modifier) et « shift and fix » (modifier et corriger).
Même lorsque les assureurs reconnaissent qu'ils ont intérêt à moderniser leur processus de calcul des provisions, ils ont souvent l'impression que le temps et les ressources ne leur permettent pas de le faire. La refonte de la technologie et des processus d'un seul coup, avec les implications en termes de ressources, peut sembler décourageante et difficile à réaliser. C'est pourquoi, dans la plupart des cas, malgré des tentatives sérieuses d’amélioration, les transformations en profondeur sont continuellement repoussées à plus tard.
Il convient de se questionner : pendant combien de temps des solutions « temporaires » seront-elles utilisées, avec pour conséquence d’augmenter les délais et les coûts à long terme ?
La plupart des assureurs doivent trouver un moyen différent et plus approprié pour entamer leur chemin vers une fonction de provisionnement plus moderne. Si vous êtes dans cette situation, nous vous conseillons d'identifier où et comment les nouvelles technologies et les nouveaux processus devront s'intégrer à long terme, mais aussi de donner la priorité aux éléments auxquels vous vous attaquerez en premier (technologie ou processus, avec quelques croisements inévitables).
La première option consiste à « corriger » les processus dès le départ, en redéfinissant la structure, la méthodologie et le suivi pour mieux s'adapter à la charge de travail des équipes provisionnement, puis migrer vers les technologies adéquates au fil du temps.
À titre d'exemple, un client de WTW travaillait avec un processus complexe basé sur Excel, qui devait être mis à jour pour tous les segments sur une base trimestrielle (que ces segments soient revus ou non).
L'outil de modélisation Excel dépendait fortement des scripts VBA qui contenaient des milliers de lignes de code, ce qui impliquait un processus de plusieurs jours pour les mettre à jour, même si l'on voulait maintenir les hypothèses entre les clôtures. Il était vraiment nécessaire de remédier à la situation.
L’entreprise concernée a alors défini ses objectifs de transformation du provisionnement comme suit :
En suivant l'approche « fix and shift » (corriger et modifier), la refonte initiale du processus et l'apport technologique ont permis d'identifier des classes spécifiques pour la modélisation dès le départ, avec un contrôle automatisé de l'approche pour les autres classes. L'extension de l'utilisation de WTW ResQ pour couvrir tous les calculs de provisionnement et l'utilisation d'un processus SQL automatisé pour produire les résultats alloués à un niveau granulaire ont accéléré l'ensemble nouveau du processus.
L'accent mis sur la correction initiale du processus de provisionnement existant a fourni une base solide qui permettra à l'avenir de passer plus facilement à une plateforme globale d'automatisation et de gouvernance, telle que WTW Unify.
Indépendamment des spécificités, l'essentiel est de prendre du recul, de réévaluer les raisons pour lesquelles vous faites certaines choses dans le processus de provisionnement et de simplifier ce qui peut l’être afin de libérer du temps pour des travaux plus approfondis sur les périmètres à fort enjeu.
La deuxième option consiste à s’équiper d’abord d’une nouvelle technologie pour profiter des gains en termes de rapidité et d'efficacité et à affiner les méthodologies de provisionnement par la suite.
Cette option met l'accent sur l'équipement et la technologie, ainsi que sur l'automatisation du processus existant afin de réduire les efforts manuels, et ce, avant d'examiner comment améliorer le processus en aval. Même si, naturellement, une stratégie de passage à cette nouvelle technologie permet également de corriger le processus en cours de route. L'essentiel est d’améliorer les choses en utilisant cette nouvelle technologie, et non de changer la méthodologie sous-jacente.
Cette approche a été recommandée et privilégiée par un client de WTW qui souhaitait en outre :
Un élément clé de cette approche est de s'assurer que l'équipe interne de provisionnement peut assurer la maintenance de la solution technologique, afin de libérer le temps nécessaire pour continuer à développer les processus et les métriques dans le futur.
Aucune de ces approches n'est meilleure que l'autre. L'adéquation de chacune d'elles à un assureur dépendra du type d’activité et de sa situation.
Le point essentiel de ces deux approches est qu'elles visent surtout à créer une dynamique pour entamer la transformation et améliorer la capacité de provisionnement. Sans ce type d’approche, un tel projet pourrait être classé dans la catégorie « trop difficile ou irréalisable » étant donné les exigences quotidiennes auxquelles sont soumises les équipes de provisionnement.
Le quatrième article de notre série sur l'innovation dans le domaine du provisionnement examinera la manière dont les personnes, les processus et la technologie doivent se combiner pour atteindre vos objectifs.
