L’organisation d'événements est une activité stimulante et passionnante, mais elle comporte également son lot de risques imprévus.
Qu'il s'agisse d'un événement sportif, d'un spectacle, d’un événement d’entreprise, d’un concert ou d’un festival, de nombreux facteurs peuvent perturber votre événement bien planifié, allant des intempéries aux problèmes de transport, en passant par les maladies ou les accidents.
C'est là que l'assurance annulation pour organisateur d'événements entre en jeu. Car en effet, l'assurance annulation offre une protection financière en cas de circonstances imprévues qui pourraient entraîner l'annulation, le report ou l'interruption de votre événement.
L'assurance annulation pour organisateur d'événements est une solution d'assurance conçue pour couvrir les organisateurs d'événements contre les pertes financières, et ainsi d’être remboursé des frais engagés ou des recettes attendues en cas d’annulation, report, abandon ou délocalisation de son évènement.
Bien que facultative, l'assurance annulation offre une tranquillité d'esprit inestimable aux organisateurs d'événements.
Organiser un événement implique souvent des dépenses importantes et des contrats avec plusieurs fournisseurs. Sans assurance, les organisateurs seraient exposés à des pertes financières considérables en cas d'annulation ou d'interruption forcée.
Les principales raisons pour lesquelles l'assurance annulation est essentielle pour les organisateurs d'événements :
-
01
Protection contre les circonstances imprévues
Les événements en plein air sont particulièrement vulnérables aux caprices de la météo, tels que les tempêtes soudaines ou les averses torrentielles. De plus, des situations imprévisibles telles que des épidémies, des accidents graves ou des problèmes de transport peuvent également entraîner des annulations ou des retards. L'assurance annulation offre une protection contre ces scénarii inattendus.
-
02
Réduction des risques financiers
Organiser un événement implique souvent de lourds investissements financiers, et en cas d'annulation, ces fonds pourraient être perdus. Avec une assurance annulation adéquate, les organisateurs peuvent récupérer une grande partie, voire la totalité, des coûts engagés, réduisant ainsi les risques financiers.
-
03
Maintien de la réputation et de la confiance
Annuler un événement à la dernière minute peut nuire considérablement à la réputation de l'organisateur et entraîner une perte de confiance chez les participants et les sponsors. L'assurance annulation permet de rembourser les participants / spectateurs et de restaurer la réputation de l'organisateur en cas de besoin.
-
04
Facilitation des contrats avec les fournisseurs
Les fournisseurs impliqués dans un événement peuvent exiger des paiements anticipés ou des garanties de paiement en cas d’annulation. Avec une assurance annulation, les organisateurs peuvent négocier des contrats plus favorables, sachant qu'ils sont protégés en cas de circonstances imprévues.
Pour souscrire à une assurance annulation, un organisateur doit nous adresser les informations relatives à son évènement tel que le programme de l’évènement et le budget semi détaillé.
Vous trouverez tous nos contacts spécialisés “Assurance annulation pour organisateur d’événements” dans cette page.
Les types d’événement couverts sont les suivants :
- Les évènements sportifs (football, cyclisme, auto, moto, tennis, golf, marathon…)
- Les Salons professionnels et Congrès
- Concerts
- Festivals
- Événement d’entreprise
Il est important de souscrire une assurance annulation bien en amont de l’évènement. De 6 mois à un an précédant l’évènement, cela permet au courtier d’optimiser les garanties/tarif en consultant l’ensemble du marché.
Une Assurance Annulation doit être souscrite au maximum 3 semaines avant la date de l’évènement si une couverture annulation intempéries est souhaitée.
Une assurance annulation de base vaut en général entre 1 et 2% du montant du budget assuré. Il varie en fonction des caractéristiques d’évènements. Il peut être plus important pour des concerts en extérieur avec des têtes d’affiche importantes. Il s’agit de faire un contrat sur mesure et tenant compte des besoins des organisateurs/producteurs.
Les garanties de l’assurance annulation pour organisateur d’événement incluses sont les suivantes :
- L’indisponibilité du lieu,
- L’indisponibilité du matériel,
- Le deuil national,
- Les grèves n’ayant pas démarré à la souscription,
- Les émeutes et Mouvements Populaires,
- L’indisponibilité de personnes clés (intervenants, artistes),
- Les intempéries (pour les évènements en extérieur),
- Les attentats / menaces d’attentats.
Les garanties non incluses dans l’assurance annulation :
- Attaques Cyber,
- Certaines épidémies,
- Guerres.
L’assurance annulation rembourse les frais engagés ou des recettes attendues en cas d’annulation, délocalisation, abandon mais aussi de report de l’évènement. Avant toute Annulation, un organisateur doit se rapprocher de son assureur pour étudier toutes les pistes possibles comprenant le report mais aussi la délocalisation de l’évènement.
L’assurance annulation permet à tout organisateur d’évènement d’être remboursé des frais engagés mais aussi des recettes attendues et notamment la billetterie en cas d’annulation, report, abandon ou délocalisation de son évènement.
Par exemple s’il s’agit d’un évènement avec billetterie ou inscriptions, le sinistre sera limité aux frais supplémentaires pour décaler dans le temps l’évènement car les recettes seront maintenues (sauf pour les spectateurs qui ne pourraient assister au report et sous réserve que la place ne soit pas revendue par l’organisateur).
Vous avez d’autres questions sur l’assurance annulation ?
Notre équipe est à votre disposition pour vous informer et vous conseiller vers la formule la plus adaptée à votre situation.
Contenus liés
