Een foutloze administratie is, als je het ons vraagt, misschien wel de grootste verplichting van ieder pensioenfonds. Of een deelnemer uiteindelijk het pensioen krijgt waar hij recht op heeft, hangt hier simpelweg van af. En ook of hij tijdens zijn loopbaan - op weg naar dat pensioen - steeds goed geïnformeerd wordt. De sector is hier al een tijdje mee aan het worstelen en zal dat in de aanloop naar het nieuwe pensioenstelsel blijven doen. De Nederlandsche Bank heeft recentelijk nog aangegeven de pensioenuitvoeringsorganisaties meer te gaan betrekken in het toezicht op pensioenfondsen.
Welke controles kunnen ingebouwd worden om meer zekerheid te krijgen over de kwaliteit van de data in de administratie? En zijn die controles wel op de juiste momenten ingebouwd? Eén ding is zeker: de kwaliteit van data is zo goed als de kwaliteit van de uitvoeringsketen. Dus: wat is daarin de zwakste schakel? Om ’t zicht hierop te verbeteren, presenteren wij u hieronder 5 vragen die u (zichzelf of uw uitvoerder) kunt stellen om de kwaliteit van die keten te testen.
01
We trappen af: hoe ‘standaard’ is uw pensioenregeling? Het begint immers allemaal bij de regeling die moet worden geadministreerd. Hoe meer die alleen op parameters afwijkt van andere regelingen en niet op rekenregels en processen, hoe dichter de uitvoerbaarheid binnen de algemene inrichting zal passen.
Of anders gezegd: hoe meer de regeling een invuloefening is voor de uitvoerder, hoe beheerster de uitvoering zal zijn en hoe hoger de kwaliteit. Bovendien wordt hiermee maatwerk geminimaliseerd en dat voorkomt dat u de hoofdprijs betaalt.
02
De volgende vraag dan: hoe wordt de kwaliteit van de aangeleverde data gewaarborgd? Een werkgever begrijpt heus wel dat hij gegevens moet aanleveren, al is het maar omdat hij graag een juiste factuur wil ontvangen. De vraag is echter of er voldoende awareness is bij de werkgever om dit zowel op tijd als helemaal correct te doen. Het volautomatisch uitwisselen van salarisgegevens via de uniforme pensioenaangifte (UPA) draagt bij aan een kwalitatief betere aanlevering. Toch is het belangrijk scherp te blijven op bijzonderheden en grensgevallen. Het gaat om het totaalplaatje. Standaardisatie geeft een gevoel van zekerheid over de juistheid. Maar blijf altijd alert, zeker voor bijzondere afspraken, verlof en andere uitzonderingssituaties. Informatie verstrekken aan de werkgever(s) over mogelijke effecten van onjuiste of niet tijdige aanlevering kan helpen om de kwaliteit van uitvoering op peil te houden of te verbeteren.
Ook automatische koppelingen met externe bronnen zorgen voor een accurate data-aanlevering. Hierbij is het wel belangrijk te beseffen dat de kwaliteit van die data afhankelijk is van de aanlevering van wijzigingen bij die betreffende bron. Denk maar eens aan deelnemers die verhuizen. Die moeten hun adreswijziging nog wel doorgeven aan hun gemeente, wil de doorgifte vanuit de basisregistratie personen (BRP) correct zijn. Neem daarom in de informatieverstrekking aan werkgever(s) en deelnemers dit soort toelichtingen mee, zodat deze zich hiervan bewust zijn.
03
De derde ronde: kent u de risicoanalyses van de uitvoeringsprocessen? Belangrijk is om inzicht te hebben in de mogelijke risico’s die zich per proces kunnen voordoen en hoe deze risico’s ondervangen zijn in de keten. Dit kunnen onder meer plausibiliteitscontroles, controlevragen en een verplichte beoordeling van uitvallijsten vóór verdere verwerking zijn. Kijk vooral ook naar de kwaliteit van de controles. Stel bijvoorbeeld vast dat het vierogenprincipe ook echt twee alerte personen betreft en niet vier mensen die allemaal een oogje dichtknijpen.
Bonusvragen: past deze risicoanalyse en bijbehorende risicohouding van de administrateur bij die van het pensioenfonds? Is de keten voldoende helder en past de geïntegreerde beheersing op de processen bij de risico’s die het bestuur zelf heeft onderkend? Op dit vlak valt nog veel te winnen.
04
In de categorie ‘deze eeuw’: kent u het change management proces van uw uitbestedingspartner?
Eén van de belangrijkste onderdelen binnen de uitvoeringsketen is het administratiesysteem waarin de berekeningen plaatsvinden en de uitkomsten worden vastgehouden. Is bij u bekend hoe dit proces is ingericht en hoe wijzigingen in dit kritieke systeem worden aangebracht, getest en gedocumenteerd?
Best interessante materie in de aanloop naar een nieuw pensioenstelsel. Zorg ervoor dat dit geen black box is, maar dat u actief meegenomen wordt in de (risico) analyses.
05
En dan de one-million-dollar question: kent u alle output die uw uitbestedingspartner namens u produceert?
Het grootste risico dat het bestuur heeft op het gebied van uitbesteding is reputatierisico. En daar houdt het in de toekomst niet bij op als we de geluiden uit de Tweede Kamer mogen geloven. Daar komt in het debat over dit onderwerp nadrukkelijk ook de aansprakelijkheid van het pensioenfonds (bestuur) ter sprake. Als de ontvangen informatie – inclusief de hoogte van de pensioenuitkering – onjuist is of niet begrijpelijk, dan loopt u als bestuurder in ieder geval een (groot) risico. De inzet is dus hoog.
Denk bij de ontvangen informatie ook aan een helpdesk die vragen onvolledig of niet goed beantwoordt, brieven die onjuiste gegevens bevatten of deelnemers onvoldoende inzicht geven in de gevolgen van een eventuele keuze. Andere voorbeelden zijn de opgaves aan het pensioenregister, berekeningen conform de uniforme rekenmethodiek, maar ook andere output die verstrekt wordt en de archivering van gegevens. Zorg ervoor dat u inzicht heeft in alle communicatie die namens u uitgaat. Ook dit is kwaliteit van data.
