Os manuais de fusões e aquisições (M&A) de recursos humanos (RH) foram o foco de algumas de nossas discussões das mesas redondas de M&A em diversos países. A conversa entre compradores em série altamente experientes forneceu insights sobre como as empresas em todo o mundo, em vários setores, usam manuais de M&A com foco em RH.
Aprendemos que as cartilhas mais eficazes e instrutivas são adaptadas às necessidades das organizações, estrutura de governança e cultura. Elas ajudam os novos membros e até mesmo os mais experientes de uma equipe de RH – incluindo parceiros de negócios com tarefas pouco frequentes de due diligence ou integração – a entender suas funções e orientá-los passo a passo em cada fase do negócio.
Aqui estão cinco principais conclusões que extraímos de nossas conversas:
01
Diga adeus ao manual tradicional (aparentemente) de mil páginas impressas (ou pdf), que causou uma combinação de sobrecarga e fadiga até mesmo para o profissional de M&A mais dedicado. Quem vai folhear um livro inteiro ou pdf para chegar ao conteúdo de que realmente precisa? Manuais digitais interativos, com menus suspensos relevantes, opções de pesquisa robustas, funções e responsabilidades claras, links para ferramentas, modelos e perguntas frequentes permitem que os usuários encontrem facilmente o conteúdo específico ou explorem fases do negócio úteis para eles em um momento conveniente durante o negócio.
A incorporação de vídeos e links para ferramentas e modelos personalizáveis e atualizados com frequência oferece uma experiência próxima à navegação de uma página web, mais familiar. O formato digital garante consistência entre geografias e dispositivos e permite atualização em tempo real para todas as partes interessadas (sem mais problemas de controle de versão). Acessíveis em desktops, laptops, tablets e smartphones, os manuais digitais são altamente fáceis de usar.
02
Das empresas participantes das mesas redondas que possuem cartilhas de M&A de RH, 80% as atualizam anualmente. As organizações devem reconhecer que manter o manual atualizado pode ser algo demorado e que demande recursos. Algumas organizações dedicam tempo para atualizar seus manuais quando o pipeline está lento. Outras têm uma época definida do ano para isso. E outras os revisam quando as circunstâncias mudam.
Por exemplo, uma empresa de tecnologia orquestrou um spin-off que mudou a estrutura da empresa principal. Em tais situações de transformação, é fundamental avaliar e revisar o manual para que reflita a organização atual. Se sua equipe de M&A foi reorganizada, você deve garantir que o manual reflita a mudança na equipe.
03
Você não precisa escrever um manual com todos os cenários possíveis. Mas você precisa se concentrar nos que sejam mais relevantes e frequentes em sua organização ou segmento.
É importante manter cartilhas “enxutas” para que não sejam um depósito de lixo para tudo o que pode acontecer durante um acordo hipotético. Os adquirentes bem-sucedidos tendem a criar um manual geral amplo que detalha as áreas aplicáveis a todos os cenários, com modelos para tópicos muito específicos relevantes para os negócios em que normalmente se envolvem (e às vezes priorização de elementos dentro de cada tópico, dependendo do tamanho e da complexidade do negócio).
Uma das empresas recomendou “refletir sobre o ótimo trabalho que seu pessoal está fazendo, em vez do trabalho que eles poderiam estar fazendo”. Algumas das maiores têm listas de verificação específicas para desinvestimentos, aquisições, divisões e integrações. Discutimos aprofundamentos para integrações de escritórios e equipes de operações de RH, alinhados, mas separados de due diligence.
04
Uma organização usa seu manual como leitura obrigatória para integrar grupos específicos de funcionários que darão suporte às atividades de M&A. Houve várias discussões sobre se essas informações são melhores se compartilhadas em formato escrito ou por meio de sessões de treinamento ao vivo ou gravadas, com muitas organizações concordando que a preferência é de acordo com cada organização.
05
Não apenas aborde o DEI, um imperativo em todas as organizações, como uma iniciativa independente, mas sim como uma lente através da qual você pode observar todos os elementos relacionados ao RH. Por exemplo, seu programa de assistência ao funcionário (EAP), programa de bem-estar e desenho do plano de aposentadoria devem ser revistos para garantir que não sejam discriminatórios. Seus sistemas de informação de recursos humanos (HRIS) é outra área que deve ser vista com o olhar de inclusão e diversidade.
Se fusões e aquisições são como casamento, o manual é a lista de instruções do mestre de cerimônias, dependente de sua organização, suas necessidades e desejos (e sintonizado com as capacidades da pessoa que o executa). Várias coisas se destacam em nossas conversas com grandes empresas, e isso é uma tendência para garantir que políticas, práticas e aspectos de governança sejam cobertos de forma consistente, precisa e completa – e que os aprendizados sejam documentados.
Um manual precisa ser adequado à finalidade e, como tal, você precisará adaptá-lo à sua situação específica e identificar quais são as boas e melhores práticas para sua empresa em um determinado negócio.
