Kunden-Workshop der bAV-Konferenz 2021
Die Siemens AG betreibt in zahlreichen Ländern Pensionspläne, die nach IFRS bewertet werden müssen. Die Betrachtung erfolgt dabei nicht nur auf Planebene, sondern auch auf Ebene jeder Gesellschaft und deren Pensionspläne; insgesamt ergeben sich eine dreistellige Anzahl an Gesellschafts-Plan-Kombinationen bzw. Submissions.
Die Verpflichtungen beliefen sich zum Bilanzstichtag 30. September 2020 in Summe auf rund 36 Mrd. Euro, das Planvermögen betrug etwa 30 Mrd. Euro und die bilanzierte Rückstellung zirka 6,5 Mrd. Euro. Insgesamt ist der Jahresabschlussprozess von Siemens komplex, und es geht um markante Beträge.
2019 hatte Siemens Willis Towers Watson als globalen Aktuar an Bord geholt. Das gemeinsame Ziel bestand darin, den Jahresabschlussprozess weiter zu optimieren. Die Ausgangslage sah wie folgt aus:
Regional Pension Manager betreuten kleinere Regionen von der Zentrale in München aus, in größeren Regionen sind sie vor Ort präsent. Sie haben jeweils einen lokalen Aktuar beauftragt, Gutachten zu erstellen, welche an das Siemens Konsolidierungssystem PLATO überspielt wurde.
Alle Gutachten wurden dann analysiert, geprüft und aggregiert. Aufkommende Fragen haben das zentrale Team mit dem jeweiligen Regional Pension Manager und lokalen Aktuar geklärt. Bei „grünem Licht“ wurden alle Daten in den Geschäftsbericht und das interne Reporting übernommen. Weil alles sehr schnell über die Bühne gehen musste, ergaben sich sehr hohe Belastungsspitzen, die es nur zuließen, wichtige Fragen zu klären.
Die Qualität war bereits hoch, Siemens hat dennoch überlegt, wie der gesamte Prozess noch reibungsloser gestaltet und vor allem auch der Zeitdruck reduziert werden konnte. Das gemeinsame Team hat dazu ein paar wesentliche Dinge geändert:
Um in kurzer Zeit alles auf ein sehr gutes Qualitätsniveau zu bringen, hat das Team die Bewertungen in vorläufige und finale getrennt. Mit den vorläufigen Bewertungen kann früh gestartet werden. Die lokalen Aktuare erstellen ihre Gutachten im August, basierend auf den Werten von Ende Juli. Im September werden die entsprechenden Daten geprüft.
Zum Bilanzstichtag, dem 30. September, sind dann bereits alle Gutachten aus zehn von zwölf Monaten plausibilisiert und geklärt. Offene Fragen kann Willis Towers Watson bis dahin auch schon mit den lokalen Aktuaren klären oder mit Siemens besprechen. Anfang Oktober geht es dann in den finalen Prozess mit Cash-Flow Updates, angepassten Planvermögenswerten und der aktuellen Diskontrate, alles ohne den vorherigen hohen Zeitdruck.
Der zweite Schritt bestand darin, alle Pläne mit Blick auf deren Wesentlichkeit in mehreren Stufen zu prüfen:
Der Prozess wird so entzerrt und eine einheitliche Qualität gesichert.
Drittens wurde der Workflow neu organisiert. Lokale Aktuare und Willis Towers Watson als globaler Aktuar arbeiten eng zusammen. Mit aktuarieller Expertise besprechen sie das Wichtigste untereinander und können auch schon die meisten Auffälligkeiten klären. Offene Fragen werden kommentiert.
Die Daten gehen dann an das FAStrack-System von Willis Towers Watson, das auf die besonderen Anforderungen von Aktuaren ausgerichtet ist. Von hier aus fließen die Daten automatisiert in das Siemens-Konsolidierungssystem PLATO, das den Konzernanforderungen entspricht. Die beiden Systeme kommunizieren dabei ständig miteinander; beide sind stets up to date.
Insgesamt profitiert Siemens jetzt von einer gestreckten Timeline, einer noch höheren Qualität und einer Entlastung der internen Ressourcen im Jahresabschlussprozess. Vor allem die durchgängige Digitalisierung ist ein wesentlicher Fortschritt: Alle Submissions stehen in wenigen Minuten für das externe und interne Reporting zur Verfügung.
Ein zusätzlicher Mehrwert durch den globalen Aktuar ergibt sich für Siemens durch einen Full-Service-Ansatz in den Regionen. Wo Siemens nicht mit Regional Pension Managern vor Ort präsent ist, stimmt sich Willis Towers Watson mit den lokalen Aktuaren und allen weiteren Parteien ab, etwa mit den lokalen HR-Bereichen und den Asset-Managern.
Weil Willis Towers Watson hier sehr tief und umfassend involviert ist, können auch Special Events früh erkannt und adressiert werden, um unliebsame Überraschungen in den jeweiligen Regionen zu vermeiden.
Siemens und Willis Towers Watson sind jetzt in der dritten gemeinsamen Runde. Jedes Mal wird aufs Neue überlegt, was anders, besser und innovativer gemacht werden kann. Innovationen erkennen und nutzen gehört schließlich zur DNA von Siemens und WTW.
